Hóa đơn ra đúng lúc, đúng loại, đúng pháp nhân —
không lo sai thuế.
Lỗ hổng phổ biến nhất: bấm xác nhận trên sàn = xuất hoá đơn ngay. Sai. Hoá đơn phải xuất khi giao hàng thành công. Cogni tự động hoá điều này — đúng thời điểm, đúng pháp nhân, không sai sót.
3 lỗi hóa đơn thường gặp — và cách Cogni xử lý
Mỗi tháng không fix, doanh nghiệp đang chịu rủi ro thuế và mất tiền thật từ sổ sách giả.
Thời điểm xuất HĐ sai
Bấm xác nhận = xuất HĐ ngay. Sàn hủy đơn → đã nhận doanh thu nhưng HĐ đã ra. Không thể hủy lại sạch được. Kế toán mắc kẹt, thuế vụ hỏi thăm.
Tồn kho ảo & lãi giấy
Hàng hoàn không ghi nhận đúng → kế toán báo lãi dựa số giả → thực tế kho thất thoát liên tục. Cuối tháng đối sổ mới biết lỗ — đã quá muộn để cứu vãn.
Chắp vá Excel
OMS export → Excel → kế toán nhập tay → sai lạc. Mỗi bước là một lần có thể sai. Khi thanh tra yêu cầu audit trail, không có gì để trình ra ngoài file Excel.
Quy tắc hóa đơn — cài 1 lần, hệ thống tự chạy mãi
| Mã HĐ | Pháp nhân | Khách hàng | Giá trị | Trạng thái | Ngày xuất |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-2405-0081 | Pháp nhân A | Nguyễn Thị Lan | ₫486,000 | ● Đã xuất | 24/05 14:32 |
| INV-2405-0082 | Pháp nhân B | Công ty TNHH ABC | ₫12,450,000 | ◐ Chờ xác nhận | 24/05 14:28 |
| INV-2405-0083 | Pháp nhân A | Trần Văn Minh | ₫324,000 | ● Đã xuất | 24/05 14:15 |
| INV-2405-0079 | Pháp nhân A | Lê Thị Hoa | ₫198,000 | ✕ Đã hủy | 24/05 11:05 |
| INV-2405-0084 | Pháp nhân C | Phạm Đức Anh | ₫0 (Quà tặng) | ● Đã xuất | 24/05 14:45 |
Tự động hoá toàn bộ quy trình hoá đơn
Từ khi nào thì xuất đến phân pháp nhân đến đối chiếu sàn — chạy không cần người.
Xuất HĐ đúng thời điểm
Hệ thống tự kích hoạt khi đơn đạt trạng thái "Giao thành công". Không sớm, không muộn — đúng nghĩa vụ pháp lý và thời điểm ghi nhận doanh thu.
Phân loại đúng pháp nhân tự động
1 đơn hàng → tự động phân loại về đúng pháp nhân theo loại nghiệp vụ: bán lẻ, bán sỉ, quà tặng, hàng mẫu. Không nhầm chữ ký số.
Quy tắc phân bổ giá tự động
Phân bổ doanh thu theo kênh, sản phẩm, loại nghiệp vụ. Cài 1 lần theo nghiệp vụ kinh doanh — hệ thống tự chạy từng đơn mãi mãi.
Quy tắc tự xuất hóa đơn
Quy tắc tự động cho từng loại HĐ: GTGT, HHDV, hàng xuất khẩu. Tự động chọn mẫu hóa đơn, mã số thuế, serial HĐ, chữ ký số theo pháp nhân.
Đối chiếu với dữ liệu sàn
Tự động đối chiếu với dữ liệu từ Shopee, TikTok, Lazada. So sánh đơn sàn với đơn thực, phát hiện chênh lệch, cảnh báo kế toán ngay lập tức.
Thanh toán cuối kỳ và chiết khấu
Đối soát cuối kỳ về chiết khấu hoàn lại, phí sàn, tiền thưởng tự động. Báo cáo theo kỳ — không cần tải báo cáo từng sàn về ghép tay.