Phase 1 / 6

Setup cơ bản

Thiết lập nền tảng hệ thống: thông tin doanh nghiệp, phân quyền nhân sự, kho, và kết nối HĐDT. Đây là bước quan trọng nhất — sai ở đây, sai toàn bộ.

⚙️

🏢

Thông tin doanh nghiệp

MST, tên công ty, địa chỉ, logo

Nhập MST và tên công ty đầy đủ Bắt buộc

Vào Settings → Doanh nghiệp → MST phải khớp với đăng ký kinh doanh. MST sai → HĐDT invalid.

Upload logo và cấu hình màu brand Tuỳ chọn

Logo xuất hiện trên HĐDT, email tự động, đơn hàng. Format PNG/SVG, tối thiểu 200×200px.

Thiết lập múi giờ và tiền tệ Bắt buộc

Default: GMT+7, VNĐ. Nếu xuất khẩu cần bật multi-currency (T2 trở lên).

Cấu hình email gửi đơn hàng Bắt buộc

SMTP hoặc SendGrid. Email gửi confirmation, tracking, HĐDT tới khách hàng.

Lưu ý

MST có thể nhập nhiều MST nếu bạn có nhiều pháp nhân (T1+) — nhưng mỗi pháp nhân cần 1 giấy phép riêng
Tên công ty phải khớp CHÍNH XÁC với cổng thuế — bao gồm dấu tiếng Việt

👥

Phân quyền nhân sự

Roles, permission matrix, staff accounts

Super Admin

Toàn quyền hệ thống, billing, xoá data

Operations Manager

OMS, WMS, báo cáo — không xoá

Sale Staff

Tạo đơn, xem KH, không xem margin

Warehouse Staff

Nhập xuất kho, không xem giá

Accountant

HĐDT, báo cáo tài chính, reconcile

CS Staff

Xem đơn, chat KH, không sửa giá

Tạo tài khoản cho toàn bộ nhân viên Bắt buộc

Settings → Team → Invite. Mỗi người 1 email riêng, không dùng chung account.

Assign role phù hợp cho từng người Bắt buộc

Nguyên tắc least privilege — nhân viên chỉ thấy đúng phần của họ, giảm sai sót.

Thiết lập 2FA cho Super Admin Khuyến nghị mạnh

Settings → Security → Enable 2FA. Super Admin bị hack = mất toàn bộ dữ liệu.

🏭

Thiết lập kho

Kho vật lý, zone, bin location

Tạo ít nhất 1 kho chính (Main Warehouse) Bắt buộc

WMS → Warehouses → Add. Điền địa chỉ chính xác — dùng để tính phí ship và khai báo xuất xứ HĐDT.

Phân zone trong kho (A, B, C theo ABC analysis) Tuỳ chọn

Zone A = hàng bán chạy gần cửa, Zone C = hàng ít bán kho sâu. Giảm thời gian pick 40%.

Thiết lập kho ảo: Hàng đặt trước, Hàng trả về Tuỳ chọn

Kho ảo giúp track hàng đặt trước (pre-order) và hàng return mà không lẫn vào tồn kho chính.

🧾

Kết nối HĐDT

Hóa đơn điện tử — bắt buộc với T1+

Chọn nhà cung cấp HĐĐT (theo danh sách được hỗ trợ) Bắt buộc T1+

Settings → HĐDT → Select provider. Cần API key từ nhà cung cấp.

Upload mẫu hóa đơn (template XML) Bắt buộc

Mẫu phải đã đăng ký với cơ quan thuế. Cogni tự điền data, bạn chỉ cần up template.

Test xuất 1 HĐDT thử Bắt buộc

Luôn test trên môi trường staging trước khi go live. Sai HĐDT có thể bị phạt.

GAP: Đối soát tài chính sàn TMĐT

Hiện tại Cogni chưa có module tự động đối soát giữa doanh thu sàn (Shopee/Lazada statement) và HĐDT nội bộ. Quy trình hiện tại: export file từ sàn → kế toán đối soát thủ công.

Workaround: Dùng module BI Export để pull data, sau đó đối chiếu bằng Excel. Tính năng Settlement Reconciliation đang trong roadmap Q3/2025.

Phase 2 / 6

Dữ liệu sản phẩm

Chuẩn hóa SKU, import catalog, thiết lập bảng giá. Data sản phẩm tốt = mọi tính năng phía sau chạy đúng.

📦

🏷️

Chuẩn hóa SKU

Quy tắc đặt tên, variant, barcode

Thiết lập quy tắc SKU (naming convention) Bắt buộc

Ví dụ: BRAND-CATEGORY-ID-COLOR-SIZE (COGNI-SHIRT-001-BLK-L). SKU phải unique toàn hệ thống.

Định nghĩa attributes (màu, size, chất liệu...) Bắt buộc

Product → Attributes → Add. Ví dụ: Color=[Đen,Trắng,Đỏ], Size=[S,M,L,XL]. Dùng để tạo variant matrix.

Import hoặc nhập thủ công sản phẩm Bắt buộc

Dùng template CSV từ Cogni. Cột bắt buộc: SKU, Name, Category, Cost, Price, Unit. Tối đa 10,000 dòng/lần.

Upload ảnh sản phẩm và mô tả Khuyến nghị

Ảnh dùng cho website CMS, POS, catalog. Resize tự động — upload ảnh gốc ≥800px.

💰

Bảng giá & chiết khấu

Giá lẻ, giá sỉ, giá theo tier khách hàng

Thiết lập Price List cơ bản (Bán lẻ) Bắt buộc

Pricing → Price Lists → Retail. Đây là giá mặc định nếu không có rule nào match.

Tạo Price List theo nhóm KH (Sỉ, VIP, Đại lý) T1+

Pricing → Customer Groups → Assign Price List. Hệ thống tự apply đúng giá khi đặt đơn.

Thiết lập discount rules (giảm giá tự động) T1+

Promotion → Rules. Ví dụ: Mua ≥10 áo giảm 15%, Flash sale 20h-22h giảm 30%.

Cấu hình thuế VAT theo từng nhóm sản phẩm Bắt buộc nếu có HĐDT

Tax Settings → VAT Groups. Hàng thiết yếu 5%, hàng thông thường 10%, xuất khẩu 0%.

Best practices

Luôn import Cost Price (giá vốn) — thiếu cost price, Cogni không tính được margin và lãi gộp
Nếu có hàng bundle/combo: tạo Bundle SKU riêng, không gộp nhiều SKU thành 1 dòng
Dùng Category Tree 3 cấp: Ngành → Danh mục → Nhóm. Chuẩn từ đầu, báo cáo BI mới đúng sau này

Phase 3 / 6

Kết nối kênh bán

Tích hợp Shopee, TikTok Shop, Website CMS, POS và các kênh khác vào 1 luồng đơn duy nhất. Sau bước này, tất cả đơn về 1 nơi.

🔗

🛒

Sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok)

OAuth kết nối, sync đơn, sync tồn kho

Kết nối Shopee (OAuth Authorization) Bắt buộc

Channels → Shopee → Connect → Đăng nhập tài khoản Shopee Seller. Token tự refresh mỗi 30 ngày.

Map SKU Shopee ↔ SKU Cogni Bắt buộc

Channels → Product Mapping. SKU Shopee và SKU Cogni thường khác nhau — phải map để tồn kho sync đúng.

Thiết lập inventory sync rule Bắt buộc

Chọn: 1-way (Cogni → Shopee) hoặc 2-way sync. Khuyến nghị 1-way để Cogni là single source of truth.

Kết nối TikTok Shop, Lazada (nếu có) Tuỳ chọn

Quy trình tương tự Shopee. Mỗi kênh cần OAuth riêng. Lazada cần API Key từ Seller Center.

🌐

Website CMS & POS

Online store, Point of Sale, đơn điện thoại

Kích hoạt Website CMS và chọn theme T0+

Website → Themes → Browse. Sau khi chọn theme, assign domain hoặc dùng subdomain cogni.store/[shopname].

Cài đặt payment gateway (VNPAY, Momo, ZaloPay) Bắt buộc cho website

Settings → Payments → Add Gateway. Cần merchant ID từ từng cổng thanh toán.

Thiết lập POS (quầy bán offline) Nếu có cửa hàng

POS → Devices → Add Terminal. Mỗi quầy = 1 device license. Hỗ trợ barcode scanner, receipt printer.

Kết nối Live Commerce (Facebook Live, TikTok Live) T1+

Live → Connect Stream. Cogni bot tự bắt comment "#mua [SKU] [qty]" và tạo đơn tự động.

Phase 4 / 6

Làm sạch data

Nhập tồn kho ban đầu, đối soát giá vốn, làm sạch data lịch sử trước khi go live. Bước này quyết định độ chính xác báo cáo về sau.

🧹

📊

Tồn kho ban đầu

Opening inventory — nhập 1 lần duy nhất

Kiểm kê vật lý toàn bộ hàng tồn Bắt buộc

Đếm thực tế TRƯỚC khi nhập vào Cogni. Nếu kiểm kê sai, tồn kho Cogni sai từ ngày 1.

Import opening stock qua CSV Bắt buộc

WMS → Opening Stock → Import. Cột: SKU, Warehouse, Quantity, Cost. Chạy vào cuối ngày làm việc.

Xác nhận cost price cho từng SKU Bắt buộc

Cogni dùng Moving Average Cost (giá vốn bình quân). Nhập đúng giá vốn ban đầu để P&L chính xác.

Freeze ngày go-live (không nhập/xuất trong lúc migrate) Critical

Thông báo nhân viên: không phát sinh đơn hàng hoặc xuất nhập kho trong 2-4h khi đang import opening stock.

💳

Đối soát tài chính

Công nợ KH, công nợ NCC, số dư tài khoản

Import công nợ khách hàng đầu kỳ Nếu có bán sỉ

Finance → AR Opening. Import danh sách KH + số dư công nợ. Dùng để tracking thu hồi nợ sau này.

Import công nợ nhà cung cấp đầu kỳ Nếu mua nợ

Finance → AP Opening. Cần trước khi bắt đầu nhập hàng qua Cogni để theo dõi chính xác.

GAP: Đối soát statement sàn TMĐT

Cogni chưa có tính năng tự động reconcile giữa statement từ Shopee/TikTok (phí chiết khấu, phí ship, cashback) với doanh thu thực nhận.

Phương án tạm thời: Cuối tháng, export Settlement Report từ Shopee Seller Center, đối chiếu với BI Export của Cogni bằng Excel/Google Sheets. Tính năng đang trên roadmap.

Phase 5 / 6

Rule Engine

Cấu hình quy tắc xử lý đơn, routing kho, automation workflow. Đây là phần "não" của hệ thống — setup 1 lần, chạy mãi.

⚡

📋

Order Processing Rules

Điều kiện → Hành động tự động

Thiết lập auto-confirm rules Bắt buộc

Rules → Order → IF [đơn từ Shopee + trạng thái PAID] → Auto-confirm + Push to warehouse. Giảm thao tác thủ công.

Cấu hình hold rules (đơn cần review) Bắt buộc

IF [COD + giá trị >2M] OR [địa chỉ mới + KH mới] → Hold for review. Giảm rủi ro gian lận.

Thiết lập carrier assignment rules Bắt buộc

IF [miền Bắc + ≤2kg] → GHTK, IF [miền Nam + express] → J&T, IF [hàng nặng >10kg] → Viettel Post.

Cấu hình HĐDT auto-issue rules T1+

IF [đơn PAID + có MST KH] → Auto issue HĐDT VAT. IF [không có MST] → Issue hóa đơn bán lẻ.

🏭

Warehouse Routing

Multi-warehouse, split shipment, fallback

Thiết lập warehouse priority order Nếu multi-kho

WMS → Routing → Priority. Ví dụ: Đơn miền Nam → ưu tiên kho HCM → fallback kho HN nếu hết hàng.

Cấu hình split shipment rules T2+

IF [đơn có 5 SKU, kho A thiếu 2 SKU] → Split: 3 SKU từ kho A, 2 SKU từ kho B, gom 1 tracking.

GAP: Multi-warehouse Routing Fallback Logic

Cogni hiện hỗ trợ priority routing và split shipment, nhưng chưa có fallback tự động khi tất cả kho đều hết hàng (out-of-stock cascade). Tình huống này hiện yêu cầu can thiệp thủ công.

Workaround: Thiết lập cảnh báo low-stock alert tại ngưỡng an toàn (reorder point). Feature đang được bổ sung trong phiên bản WMS Pro.

GAP: Purchase Order / Nhập mua hàng

Module PO (Purchase Order) và workflow nhập hàng từ nhà cung cấp chưa được tích hợp vào Rule Engine. Hiện tại, nhập hàng được thực hiện qua manual stock adjustment.

Workaround: Dùng WMS → Stock Adjustment → Reason: Purchase → Nhập số lượng + cost. Module PO đầy đủ đang trong roadmap Q4/2025.

🤝

Affiliate & CTV

Hoa hồng, tracking link, payout

GAP: Affiliate / CTV Hoa hồng

Cogni chưa có module Affiliate / CTV tracking native. Không có tính năng tạo tracking link, tính hoa hồng tự động, hoặc payout management cho cộng tác viên.

Workaround: Tích hợp bên thứ ba như Ecomobi, Accesstrade qua webhook. Hoặc dùng UTM tracking thủ công qua Google Analytics + custom BI report. Tính năng đang được lên roadmap H1/2026.

Phase 6 / 6

🚀 Go Live!

Checklist cuối cùng trước khi mở hàng trên Cogni. Tháng đầu tiên là quan trọng nhất — theo dõi sát, điều chỉnh rule sớm.

🎯

Checklist kỹ thuật

Test order end-to-end (tạo → ship → complete)

Chạy 1 đơn test từ đầu đến cuối trên từng kênh.

Verify tồn kho sync chính xác

Đặt 1 đơn → kiểm tồn kho đã trừ đúng chưa.

Test HĐDT auto-issue thành công

Đơn có MST → HĐDT xuất đúng MST đó.

Verify email/SMS notification gửi đúng

KH nhận được confirmation + tracking link.

Dashboard tháng đầu

W1

Tuần 1: Stabilize

Theo dõi error rate đơn, tỷ lệ hold, sync lag. Điều chỉnh rule ngay nếu có bất thường.

W2

Tuần 2: Optimize

Review carrier rule — carrier nào delay? Điều chỉnh routing. Xem fill rate kho.

W3

Tuần 3: Automate more

Thêm rule automation cho các case đang xử lý thủ công. Bật BI Dashboard.

M1

Tháng 1: Review & Scale

P&L tháng đầu, margin by channel, inventory turnover. Plan cho tháng 2.

Chúc mừng — Cogni đã sẵn sàng!

Đọc guide chi tiết từng module tại trang Hướng dẫn
Nếu gặp vấn đề, kiểm tra gap flags trong sidebar — đây là những điểm hệ thống chưa tự động được
CS team hỗ trợ 24/7: [email protected] | 1900 1234 ext. 2

Xem Hướng dẫn module Về trang chủ