Hướng dẫn sử dụng module — Tài liệu kỹ thuật Cogni Retail OS

Tier tối thiểu: T0 Free

Pro features: T2+

Kênh: Shopee, Lazada, TikTok, Web, POS, FB

Tính năng cơ bản

🌊

Multi-channel Aggregation

Tự động kéo đơn từ Shopee, Lazada, TikTok, Facebook, Website, POS vào 1 dashboard duy nhất.

T0 Free+

✅

Auto-confirm & Xử lý

Đơn đã thanh toán tự confirm, push ngay sang WMS mà không cần click thủ công.

T0 Free+

🚚

Carrier Integration

Kết nối GHTK, GHN, J&T, Viettel Post, NinjaVan — tự chọn carrier theo rule hoặc thủ công.

T0+

📲

Tracking & Notification

Push tracking link qua email/SMS/Zalo OA khi đơn đến từng trạng thái.

T0+

↩️

Return Management

Xử lý đơn trả hàng, hoàn tiền, nhập lại kho — đầy đủ audit trail.

T1+

🏪

Multi-entity Orders

Đơn từ nhiều pháp nhân/thương hiệu về 1 hệ thống, phân tách P&L theo entity.

T2+

Trạng thái đơn hàng

Trạng thái	Ý nghĩa	Action tiếp theo
New	Đơn mới từ kênh, chưa xử lý	Auto-confirm hoặc review
Confirmed	Đã xác nhận, chờ xử lý kho	Push to WMS Picking
Processing	Kho đang pick & pack	Gán carrier, in nhãn
Shipped	Đã giao carrier, có tracking	Monitor delivery
Completed	Giao thành công, KH nhận hàng	Trigger HĐDT, CRM point
Returned	KH trả hàng	Refund + restock
Cancelled	Huỷ đơn	Release reserved stock

Tính năng nâng cao (T2+)

🤖

Smart Order Routing

AI tự chọn carrier tối ưu theo SLA, chi phí, địa lý — tiết kiệm 15-25% phí ship.

T2+

📦

Bundle & Kit Handling

Đơn chứa bundle tự explode thành component SKUs, pick từng thành phần.

T1+

⚠️

Fraud Detection Rules

Tự động flag đơn nghi ngờ: địa chỉ giả, số điện thoại ảo, pattern mua bất thường.

T2+

🌍

Cross-border Orders

Xử lý đơn xuất khẩu, khai báo hải quan, multi-currency settlement.

T3+

🏬

Click & Collect

KH đặt online, đến cửa hàng lấy — inventory reserve đúng store.

T2+

📋

Batch Processing

Xử lý hàng nghìn đơn cùng lúc: bulk confirm, bulk print, bulk ship.

T2+

Rule Engine — Cú pháp IF/THEN

// Ví dụ Rule: Auto-confirm Shopee prepaid orders
IF order.channel == "shopee"
  AND order.payment_status == "PAID"
  AND order.total < 5000000
THEN
  confirm_order()
  push_to_warehouse(priority: "high")
  assign_carrier(rule: "cost_optimized")
          

OMS 4-bước: HỨNG → DATA → ĐẨY → KẾT QUẢ

🌊 HỨNG
Capture đơn

→

📊 DATA
Chuẩn hoá

→

⚡ ĐẨY
Route & Dispatch

→

✅ KẾT QUẢ
Complete & Settle

HỨNG — Capture đơn từ mọi kênh

Shopee/Lazada/TikTok webhook push đơn vào Cogni (real-time hoặc polling mỗi 5 phút). Đơn từ Website CMS vào ngay. POS đồng bộ qua local agent.

SLA: <30 giây từ đặt đơn đến Cogni nhận

DATA — Chuẩn hoá & Validate

Map SKU kênh → SKU Cogni. Validate địa chỉ giao hàng (tích hợp API địa chỉ VNPT/GHN). Kiểm tra tồn kho. Chạy fraud detection rules. Tính phí ship estimate.

Auto-flag nếu validate fail

ĐẨY — Route đến kho & carrier

Chạy warehouse routing rule (gần KH nhất, có hàng). Assign carrier (theo rule hoặc AI). Push picking task vào WMS app cho nhân viên kho. In nhãn ship tự động.

Multi-warehouse split nếu cần (T2+)

KẾT QUẢ — Complete & Settle

Carrier xác nhận giao thành công → trigger: HĐDT auto-issue, CRM loyalty points, inventory deduct finalize, revenue recognition, notification KH, BI cập nhật.

Toàn bộ kế toán ghi nhận tự động

Câu hỏi thường gặp

Đơn Shopee bị delay, không sync về Cogni?

Kiểm tra: 1) Token Shopee còn hạn không (Settings → Channels → Shopee → Token expiry). 2) Webhook Shopee đã enable chưa. 3) Nếu vẫn chưa sync: dùng nút "Force Sync Last 24h" để pull thủ công.

Tồn kho bị trừ 2 lần khi đơn từ Shopee về?

Lỗi này xảy ra khi cả Shopee và Cogni đều trừ tồn kho (2-way sync bật cùng với Cogni auto-deduct). Tắt 2-way inventory sync trên Shopee, để Cogni làm nguồn chính.

Rule auto-confirm không chạy cho 1 số đơn?

Kiểm tra thứ tự rule priority (Rules chạy top-down, rule đầu match sẽ thắng). Nếu đơn match rule "Hold" trước rule "Auto-confirm" → đơn bị hold. Xem audit log của đơn tại Order → Timeline.

Làm thế nào để xử lý đơn COD không thành công?

Order → Failed Delivery → 3 lựa chọn: (1) Reattempt delivery, (2) Return to warehouse + restock, (3) Cancel + refund. Cả 3 đều có workflow tự động — chọn và click confirm.

Đơn từ nhiều sàn bị duplicate cùng 1 KH?

Sử dụng CRM Customer Merge (T1+) để gộp profile KH theo số điện thoại. Sau đó tất cả đơn từ mọi sàn của KH đó sẽ gắn vào 1 profile duy nhất.

Core: T0 | Pro (multi-kho): T2+

Hỗ trợ: Multi-warehouse, Zone, Bin

4 trục vận hành kho

⚙️

Tối ưu vận hành

Picking list thông minh (theo zone), putaway rule, bin location, batch picking để giảm bước đi của nhân viên kho.

T0+

🔍

Xoá điểm mù

Mọi nhập/xuất đều ghi log với timestamp + nhân viên thực hiện. Không có giao dịch nào "biến mất" không có lý do.

T0+

💸

Biết nguồn mất tiền

Shrinkage tracking, hàng hỏng, hàng hết hạn, chênh lệch kiểm kê — tất cả được phân loại và tính vào cost.

T1+

🤖

Giảm phụ thuộc người

Barcode scanning, mobile WMS app, auto-replenishment alert, AI demand forecast. Kho chạy được dù mất người key.

T2+

Các chỉ số kho cần theo dõi

KPI	Công thức	Benchmark tốt
Fill Rate	Đơn xuất đủ / Tổng đơn ×100%	>98%
Inventory Accuracy	SKU khớp thực tế / Tổng SKU ×100%	>99%
Picking Productivity	Lines picked / giờ làm	>80 lines/h
Shrinkage Rate	Hàng mất / Tồn kho ×100%	<0.5%
Days of Supply	Tồn kho / Nhu cầu trung bình ngày	14-45 ngày
Dead Stock %	SKU không bán 90+ ngày / Tổng SKU	<5%

WMS Pro — Tính năng nâng cao (T2+)

🗺️

Multi-warehouse Routing

Đơn tự tìm kho có hàng + gần KH nhất. Split shipment nếu cần.

T2+

📊

ABC/XYZ Analysis

Tự phân loại SKU theo tốc độ bán và độ biến động. Tự động gợi ý vị trí kho tối ưu.

T2+

🔄

Cycle Counting

Kiểm kê cuộn — mỗi ngày kiểm 1 zone nhỏ thay vì dừng kho để kiểm tổng. Accuracy cao hơn.

T1+

📱

Mobile WMS App

Nhân viên kho dùng app quét barcode, nhận picking task, xác nhận nhập/xuất.

T1+

🌡️

FEFO / FIFO Tracking

Hàng có date (thực phẩm, dược phẩm) tự ưu tiên xuất đúng theo date.

T2+

🏷️

Serial / Lot Tracking

Theo dõi từng serial number hoặc lot, recall hàng khi cần.

T2+

GAP: Purchase Order (PO) Workflow

Module PO đầy đủ (tạo đơn mua hàng, duyệt 3 bước, nhận hàng, đối chiếu invoice NCC) chưa được hoàn thiện. Hiện tại phải nhập hàng qua Stock Adjustment thủ công.

Workaround: WMS → Stock Adjustment → Type: Purchase → Nhập SKU, số lượng, cost. Tạo thêm document tracking riêng bằng Google Sheets đến khi module PO ra. ETA: Q4/2025.

Luồng Inbound (Nhập kho)

Nhận phiếu nhập (GRN)

Tạo GRN từ PO hoặc manual. Nhân viên kho quét barcode từng thùng hàng, hệ thống đối chiếu với GRN.

Quality Check

QC pass: hàng vào putaway zone. QC fail: hàng vào quarantine zone, tạo dispute với NCC.

Putaway theo rule

Hệ thống gợi ý vị trí theo ABC analysis + zone rule. Nhân viên xác nhận vị trí thực tế.

Inventory update

Tồn kho cập nhật real-time. Cost price tính lại (Moving Average). Sync sang tất cả kênh bán.

Tự động — không cần thao tác thêm

Luồng Outbound (Xuất kho)

Nhận Picking Task từ OMS

OMS push task xuống WMS app. Nhân viên kho thấy danh sách hàng cần pick theo thứ tự tối ưu.

Pick & Scan

Quét barcode từng sản phẩm. Nếu scan sai SKU → app báo lỗi ngay. Không thể pick sai.

Pack & Print label

Chọn loại thùng, hệ thống tính dim weight. In nhãn ship với tracking code từ carrier.

Handover to carrier

Scan handover manifest khi giao hàng cho carrier. Tồn kho trừ finalize. Tracking kích hoạt.

Stock reserved → Committed → Deducted

FAQ Kho vận

Tồn kho Cogni không khớp với thực tế khi kiểm kê?

Có 3 nguyên nhân phổ biến: (1) Đơn chưa hoàn tất sync từ sàn, (2) Hàng bị xuất kho nội bộ không qua hệ thống, (3) Hàng lấy ra bán không tạo đơn (POS offline). Dùng WMS → Variance Report để xác định chênh lệch theo từng SKU và nguyên nhân.

Làm sao thiết lập reorder point tự động?

WMS → Products → chọn SKU → Reorder Settings. Đặt: Min Stock (ngưỡng cảnh báo), Reorder Qty (số lượng cần đặt thêm), Lead Time (ngày). Cogni sẽ gửi alert khi tồn < Min Stock.

Hàng trả về cần nhập kho lại như thế nào?

OMS → Return Order → Inspect. Nếu hàng còn tốt: Restock to main warehouse. Nếu hàng hỏng: Move to Damaged stock (không tính vào sellable). Hệ thống tự tạo adjustment entry.

Basic: T0 | Multi-entity: T1+

Hỗ trợ: các nhà cung cấp HĐĐT lớn tại Việt Nam

Tính năng HĐDT

⚡

Auto-issue theo trigger

Đơn hoàn thành → HĐDT xuất tự động trong vòng 30 giây. Không cần kế toán làm thủ công.

T0+

🏢

Multi-template

Nhiều mẫu HĐDT cho từng loại nghiệp vụ: bán lẻ, sỉ, xuất khẩu, dịch vụ.

T1+

🔄

Điều chỉnh & Huỷ

Tự động tạo HĐDT điều chỉnh/thay thế đúng quy trình thuế khi có sai sót.

T0+

📊

Báo cáo thuế tự động

Tổng hợp doanh thu theo thuế suất, hỗ trợ xuất file khai báo thuế (XML chuẩn TNCN/GTGT).

T1+

🏗️

Multi-entity HĐDT

Nhiều pháp nhân trên 1 hệ thống — HĐDT tự phân về đúng MST của từng entity.

T1+

📋

Lookup Portal

KH tự tra cứu HĐDT theo số điện thoại hoặc email — không cần gọi CSKH.

T0+

Cấu hình nâng cao

🎯

Conditional Issue Rules

IF [KH có MST] → HĐDT GTGT. IF [không MST, >200k] → HĐDT bán lẻ. IF [<200k, không yêu cầu] → bỏ qua.

T0+

🌐

XML Schema Validation

Mọi HĐDT đều validate trước khi submit — bắt lỗi format, thiếu trường, SAI MST ngay.

T0+

🔗

ERP Integration Hook

Push HĐĐT data sang các phần mềm kế toán phổ biến qua API. Kế toán không cần nhập tay nữa.

T2+

GAP: Settlement Reconciliation với sàn TMĐT

Chưa có tính năng tự động đối chiếu HĐDT nội bộ với statement từ Shopee/Lazada (phí chiết khấu, phí dịch vụ, flash sale subsidy). Kế toán vẫn phải làm thủ công cuối tháng.

Phương án hiện tại: Export doanh thu từ BI → Lấy settlement file từ Shopee Seller Center → Đối chiếu bằng Excel theo cột Order ID. ETA module tự động: Q3/2025.

Luồng HĐDT tự động

Trigger từ OMS

OMS gửi event "order_completed" hoặc "payment_confirmed" tới HĐDT module.

Áp rule phát hành

Kiểm tra: KH có MST? Giá trị đơn? Loại nghiệp vụ (bán lẻ/sỉ/dịch vụ)? → Chọn template phù hợp.

Generate XML & Sign

Tạo file XML chuẩn thông tư 78/2021. Ký số điện tử (token USB hoặc HSM). Validate schema.

Submit to Provider

Push lên VIETTEL/VNPT/BKAV API. Provider submit lên cổng thuế. Nhận mã CQT (Cơ quan Thuế) <5 giây.

Deliver to Customer

Gửi PDF + XML qua email. SMS notification kèm link tra cứu. Lưu trữ 10 năm theo quy định.

Toàn bộ tự động — 0 thao tác kế toán

FAQ HĐDT

HĐDT xuất sai thông tin — phải làm gì?

Nếu chưa gửi KH: Huỷ và tạo lại. Nếu đã gửi KH: Tạo HĐDT điều chỉnh (Adjusting Invoice) hoặc HĐDT thay thế (Replacement Invoice) — chọn đúng loại theo quy định thuế. Không được xoá HĐDT đã phát hành.

Làm sao export báo cáo cho kế toán cuối tháng?

HĐDT → Reports → Monthly Summary. Chọn kỳ, chọn loại (GTGT/bán lẻ/mixed). Export Excel hoặc XML. File XML dùng được trực tiếp cho phần mềm khai thuế HTKK.

Kết nối được với nhà cung cấp HĐDT nào?

Hiện tại hỗ trợ: các nhà cung cấp HĐĐT phổ biến tại Việt Nam. Nếu đang dùng nhà cung cấp khác, liên hệ CS để yêu cầu tích hợp thêm.

BI Basic: T1+ | AI Forecast: T2.5+

ML Model: LSTM + XGBoost ensemble

Dashboards có sẵn

💰

Revenue Dashboard

Doanh thu theo ngày/tuần/tháng, breakdown theo kênh, SKU, nhân viên, region. So sánh cùng kỳ.

T1+

📦

Inventory Dashboard

Tồn kho real-time, slow-moving SKU, stockout risk, reorder alerts. ABC heatmap.

T1+

💵

P&L Dashboard

Lãi gộp theo SKU/category/channel. Chi phí vận hành. EBITDA estimate. Margin by segment.

T1+

👥

Customer Analytics

LTV, churn risk, RFM segment, cohort analysis. Top 20% KH tạo bao nhiêu doanh thu.

T2+

🚚

Operations Dashboard

SLA carrier, tỷ lệ hoàn hàng theo carrier/khu vực, picking productivity kho.

T1+

🤖

AI Demand Forecast

Dự báo nhu cầu 4-12 tuần tới theo SKU. Tự điều chỉnh theo seasonality, trend, promotions.

T2.5+

Custom Reports & API Export

BI → Custom Reports → Drag & drop builder. Chọn dimensions (kênh, ngày, SKU, kho) + metrics (revenue, qty, margin). Save thành báo cáo riêng.

Mọi báo cáo đều có API endpoint để pull data vào Google Sheets hoặc các công cụ BI nội bộ (T2.5+).

Schedule báo cáo tự động gửi email mỗi sáng thứ 2 cho team (BI → Schedules → Add).

FAQ BI

Dữ liệu BI cập nhật bao lâu 1 lần?

Real-time cho operational metrics (đơn, tồn kho). 15 phút cho analytics aggregates. 24h cho AI Forecast (chạy lúc 2h sáng mỗi ngày).

Tại sao doanh thu BI khác doanh thu Shopee Seller Center?

Shopee báo cáo GMV (gross, trước khuyến mãi và phí). Cogni BI báo cáo Net Revenue (sau khi trừ phí sàn, phí ship, khuyến mãi). Đây là số thực bạn nhận về tay. Xem breakdown tại BI → Channel P&L → Cost Detail.

Tier tối thiểu: T1 (KHÔNG phải T0+)

Tính năng CRM Advanced

🔀

Unified Customer Profile

Gộp KH từ Shopee, TikTok, Facebook, website, POS thành 1 profile — theo số điện thoại.

T1+

📊

RFM Segmentation

Tự động phân loại: Champions, Loyal, At Risk, Hibernating, Lost. Cập nhật hàng tuần.

T1+

⭐

Loyalty Points

Tích điểm tự động theo đơn. Rule đổi điểm linh hoạt. Membership tier (Silver/Gold/Platinum).

T1+

📧

Automated Campaigns

Trigger email/SMS/Zalo OA tự động theo hành vi: sinh nhật, 30 ngày chưa mua, giỏ hàng bỏ.

T2+

RFM & Automation nâng cao

Champions (R≥4, F≥4, M≥4): VIP treatment — early access, exclusive deals, birthday gift. Đừng spam họ bằng mass promotion.

At Risk (R=2, F=3-4): Từng mua nhiều nhưng gần đây không thấy. Trigger win-back campaign với voucher hấp dẫn trong 7 ngày.

New Customers (R=5, F=1): Cơ hội chuyển thành loyal. Onboarding flow: Thank you email → Day 7 reorder nudge → Day 30 loyalty invite.

FAQ CRM

CRM Advanced có ở tier T0+ không?

KHÔNG. CRM Advanced yêu cầu tier tối thiểu T1 SME (3,500,000đ/tháng). T0+ chỉ có CRM Basic (xem đơn, thông tin liên hệ KH). Để dùng RFM, Loyalty, Automation Campaign cần upgrade lên T1.

Dữ liệu KH từ Shopee có merge được không?

Shopee che số điện thoại KH (theo policy Shopee). Cogni dùng email (nếu KH điền) hoặc buyer_username để tạo profile tạm. Khi KH mua qua website/POS và điền SĐT, hệ thống sẽ merge tự động.

Tier tối thiểu: T1+

Tính năng Live Commerce

💬

Comment Bot

Tự động bắt comment "#mua" hoặc format tùy chỉnh, tạo đơn nháp, confirm qua DM/Zalo.

📦

Live Inventory Lock

Hàng đang live tự reserve — không bị bán trùng với sàn TMĐT trong giờ phát sóng.

📊

Live Session Analytics

Theo dõi: số đơn theo phút, SKU bán chạy nhất, conversion rate comment → đơn, peak moment.

🎁

Minigame & Voucher

Random pick người thắng minigame, tự gửi voucher qua DM — không cần thao tác thủ công.

Quy trình một phiên Live

Tạo Live Session

Live → New Session → Chọn platform (Facebook/TikTok), thêm sản phẩm, đặt giá flash, bật inventory lock.

Bắt đầu phát sóng

Kết nối bot vào livestream. Bot bắt đầu monitor comment theo từ khoá cấu hình (#mua, "chốt", "1 cái"...).

Xử lý đơn live

Comment → Bot tạo đơn nháp → Gửi DM xác nhận địa chỉ → KH xác nhận → Đơn vào OMS queue.

Kết thúc session

Session report: tổng đơn, doanh thu, conversion. Đơn chưa confirm sau 30 phút tự cancel, release stock.

Đơn confirmed → vào OMS pipeline như đơn thường

Tier: T0+

Payment: VNPAY, Momo, ZaloPay, Visa/MC

Tính năng Website CMS

🎨

Theme Builder

Drag-drop theme editor. 20+ template sẵn có. Customizable mà không cần viết CSS.

🔄

Auto Sync Catalog

Sản phẩm, giá, tồn kho tự động sync từ Cogni Backend. Thay đổi 1 nơi — update toàn bộ.

🔍

SEO Tools

Meta tags, sitemap tự động, structured data (Schema.org), canonical URL. Google index nhanh hơn.

📱

Mobile-first PWA

Cài như app trên điện thoại KH. Push notification, offline browsing, fast load (<2s).

FAQ Website

Có thể dùng domain riêng không?

Có. Website → Settings → Custom Domain. Trỏ CNAME về cogni.store. SSL tự động cấp phát và renew miễn phí.

Tích hợp được Google Analytics không?

Có. Website → Integrations → Google Analytics → Nhập GA4 Measurement ID. Tự động track pageview, add-to-cart, purchase events.

Tier: T1+ | Advanced chains: T2+

Workflow Templates phổ biến

🔔

Low Stock Alert

Khi tồn kho SKU X < 50 → Email Operations Manager + Slack notification + Tạo reorder suggestion.

🎂

Birthday Campaign

3 ngày trước sinh nhật KH → SMS voucher 10%. Ngày sinh nhật → Push notification + Email.

📦

Order SLA Monitor

Đơn ở trạng thái "Processing" >4h → Alert kho manager. >8h → Escalate lên ops director.

💰

Big Order VIP Treatment

Đơn >5M → Gán CS chăm sóc riêng + Tag KH VIP + Bật priority picking.

Multi-step Workflow chains

// Workflow: Post-delivery nurture sequence
TRIGGER: order.status = "completed"

STEP 1 // Immediately
  send_email(template: "thank_you", data: order)
  add_loyalty_points(order.total * 0.01)

STEP 2 // +3 days
  IF review_not_submitted THEN send_sms("review_request")

STEP 3 // +30 days
  IF no_new_order THEN send_zalo("reorder_nudge")
          

Tier: T2+ cho HaaS, T4+ cho dedicated infra

HaaS Catalog

🖥️

POS Terminal Bundle

Tablet 10", thermal printer, barcode scanner, cash drawer. Cài sẵn Cogni POS. Lease 500k/tháng.

T2+

🏷️

Label Printer Station

Zebra/TSC thermal printer, in nhãn ship tự động khi scan. Setup tại kho.

T1+

📡

Dedicated Server

On-premise hoặc private cloud. SLA 99.9% uptime. Cho T4+ cần data residency.

T4+

🔒

HSM Token (HĐDT)

Hardware Security Module cho ký số HĐDT volume lớn. Không cần cắm USB token thủ công.