📦 WMS — Warehouse Management System

Kho không được sáng tạo — tuân thủ hoàn toàn theo hệ thống

Từ lúc nhận đơn từ OMS đến khi hoàn trả cuối cùng, Cogni WMS ghi nhận mọi bước — không có vùng xám, không phụ thuộc cá nhân, không dùng Excel song song. Chỉ cần người tuân thủ.

trạng thái
theo dõi

vùng xám
trong hệ thống

SKU — 3 tình
trạng song song

100%

xác thực
bằng barcode

Xem demo thực tế Xem 81 trạng thái ↓

A. CHỈ SỐ LỖI HỆ THỐNG (nguồn lực & bán)

1,050

Tài sản kế toán

Trô [DÒNG 1]

996

Tổng sức chứa

Trô [DÒNG 2]

785

Tồn bán mới (ATP)

Trô [DÒNG 4]

Tồn bán xả

Trô [DÒNG 15]

Tổng đang khóa

SUM(STT 16,17,18)

Đi đường/ngoài kho

SUM(STT 65→77)

B. VẬN HÀNH

📥 Đang xử lý nhập20

🔒 Lưu kho bị khóa58

📦 Đang xuất & đóng gói36

🚚 Đang vận chuyển56

C. ĐIỂM NÓNG

⚠ Sự cố dư/hủy3

🔍 Kiểm lệch chờ xử lý6

↩ Hoàn, đổi & bảo hành19

🗑 Hàng lỗi, chờ vứt30

D. MỞ RỘNG

🏪 Ký gửi & điểm bán20

🔄 Đang chuyển kho4

⚙ Đang sản xuất3

Vấn đề thực tế

Tại sao kho luôn sai — dù nhân viên rất chăm?

Hầu hết các kho không sai vì nhân viên lười biếng. Sai vì hệ thống không đủ tin cậy để họ tuân thủ hoàn toàn.

📊

Nhân viên dùng Excel song song

Khi hệ thống không đủ tin cậy, nhân viên tự lập file Excel backup riêng. Kết quả: hai nguồn số liệu tách biệt — không ai biết bên nào đúng. Tồn kho trong hệ thống lệch thực tế hàng tuần, kế toán không thể đối soát.

🤔

Không phân biệt được loại tồn

Hàng tài sản công ty, hàng khách gửi ký gửi, hàng đóng dư chờ hoàn, hàng lỗi chờ xử lý — tất cả đang nằm chung một kệ. Không ai dám xuất lệnh lấy vì không biết cái nào được lấy, cái nào không.

👤

Phụ thuộc vào cá nhân

Chỉ anh A biết kệ B3-05 để gì. Khi anh A nghỉ phép, cả kho đứng hình. Nhân viên cũ nghỉ mang theo toàn bộ "kiến thức kho" — không có hệ thống nào lưu lại. Kho không được phép sáng tạo — phải tuân thủ hoàn toàn theo system.

📈

Scale lên, kho rối ngay

Khi đơn tăng gấp đôi, nhân viên lấy hàng theo kiểu "nhớ" → sai → đóng lại → delay giao → khách phàn nàn → hoàn hàng → lỗ kép. Hệ thống không có lộ trình tối ưu, không có xác thực từng bước — sai sót nhân lên tuyến tính với đơn.

Mọi bước ghi nhận, không vùng xám

Phân loại tồn rõ ràng — 81 trạng thái

Xác thực barcode từng khâu

Lộ trình lấy hàng tối ưu trên 1 màn hình

Không phụ thuộc cá nhân — chỉ cần tuân thủ

Luồng liên thông

Một luồng dữ liệu — ba phòng ban thừa hưởng

Cogni WMS không chỉ là phần mềm kho. Đây là lớp trung gian đảm bảo kế toán luôn có số liệu chính xác từ vận hành thực tế.

Bước 1

OMS

Đơn hàng đã được phân bổ
Kênh + kho đã xác định
Kiện hàng chia nhỏ nhất
DOM rules tự chọn kho

↓ Tự động đẩy sang WMS

→

Lõi hệ thống

WMS

Nhận lệnh → Pick → Pack → Giao
Barcode xác thực từng bước
81 trạng thái tồn kho real-time
Hoàn trả → phân loại → cập nhật
Không vùng xám, không ngoại lệ ẩn

↓ Dữ liệu ghi nhận liên tục

→

Kết quả

Kế toán

Tài sản kế toán = tồn thực WMS
Không cần nhập liệu lại
Phân biệt: tài sản / ký gửi / hoàn
Đối soát tháng tự động

↓ Thừa hưởng data WMS

Ghi chú quan trọng: Cogni WMS không chỉ là phần mềm kho — đây là lớp trung gian đảm bảo kế toán luôn có số liệu chính xác từ vận hành thực tế. Tất cả nghiệp vụ WMS làm đều phải được kế toán thừa hưởng — không cần reconcile cuối tháng, không cần nhập liệu lại, không có số liệu mâu thuẫn giữa kho và kế toán.

Luồng vận hành

8 giai đoạn — toàn bộ vòng đời hàng hóa

Mỗi kiện hàng đi qua đúng 8 giai đoạn có kiểm soát. Mỗi giai đoạn có trạng thái riêng, có người chịu trách nhiệm và có màn hình thao tác cụ thể.

📦

Nhập hàng

12 trạng thái

Inbound Shipments · Lô nhận hàng · Duyệt PO

🔍

Kiểm nhận

8 trạng thái

Đối chiếu SL · Chụp bằng chứng · Ghi chênh lệch

🗄️

Lưu kho

10 trạng thái

Putaway · Vị trí kệ · Heatmap không gian

📋

Nhận lệnh

7 trạng thái

DOM routing · Phân kho · Tạo phiếu pick

🚶

Pick

14 trạng thái

AI pick-path · Phân công · Xác nhận vị trí

📫

Pack

11 trạng thái

Workspace · Scan barcode · In nhãn · Camera

🚚

Giao hàng

10 trạng thái

Bàn giao ĐVVC · Theo dõi · SLA alert

↩️

Hoàn trả

9 trạng thái

RMA · Kho ảo · Phân loại · Nhập lại

💡 81 trạng thái = ngôn ngữ chung giữa kho vật lý và hệ thống số. Mỗi thao tác tay dưới sàn kho (đặt hàng lên kệ, scan kiện, bàn giao ĐVVC) đều có một trạng thái tương ứng. Không có "vùng xám" — mọi hàng hóa đều có vị trí xác định trong hệ thống.

Tại sao Cogni WMS

Thiết kế sâu cho từng nghiệp vụ — linh hoạt với đặc thù Retail & TMĐT

Retail và e-commerce có những bài toán kho mà WMS generic không giải được: tỉ lệ hoàn cao, hàng nhiều tình trạng, nhiều kênh bán song song, áp lực xử lý hàng nghìn đơn mỗi ngày. Cogni WMS được xây từ chính những bài toán đó.

📐

Sâu từng nghiệp vụ không phải rộng mặt

Pick & Pack, kiện hủy, kiểm kê, condition tồn kho — mỗi phần có màn hình riêng, trạng thái riêng, quy trình riêng. Không phải một form chung xử lý tất cả.

⚡

Linh hoạt theo đặc thù từng kho

Batch picking, wave strategy, in tem tự động — cấu hình được theo quy mô, số nhân viên, giờ cao điểm. Không cần lập trình lại khi quy trình kho thay đổi.

🔗

Liên thông OMS → WMS → Kế toán

OMS đẩy đơn, WMS xử lý, kế toán thừa hưởng số liệu trực tiếp — không Excel trung gian, không đối chiếu cuối tháng, không mất dữ liệu giữa các khâu.

🇻🇳

Xây cho Retail & TMĐT thị trường Việt Nam

Hoàn 20–30%, nhiều carrier nội địa, hàng ký gửi sàn, kho trả riêng, SOP nhúng trong hệ thống — những đặc thù này được xử lý mặc định, không cần workaround.

🏪

Đa kênh — một kho duy nhất

Shopee, TikTok, website, offline — tất cả cùng một luồng xử lý, cùng một kho tồn, không phân mảnh dữ liệu.

📊

Vận hành đủ — báo cáo tự thành

Mọi thao tác kho tạo ra dữ liệu cấu trúc. Báo cáo tồn kho, hiệu suất nhân viên, SLA carrier — real-time, không cần chạy thủ công.

🔄

Thích nghi theo quy mô

Từ 1 kho nhỏ đến mạng lưới đa kho — cùng một hệ thống, mở rộng theo cấu hình, không cần đổi phần mềm khi business scale.

Bước 1 — Nhận đơn

Nhận đơn từ OMS — phân bổ xuống kiện hàng nhỏ nhất

Khi OMS xác nhận một đơn hàng, WMS nhận lệnh tự động — không cần nhập tay. Đơn có thể được tách thành nhiều kiện nhỏ tùy theo cấu hình kho xuất, kênh bán, và loại vận chuyển. Mỗi kiện có ID riêng, barcode riêng, lộ trình pick riêng.

🔗

Đơn đa kênh — một luồngShopee, TikTok, website, gọi điện — tất cả xử lý qua cùng một WMS pipeline. Không có "đơn VIP" xử lý ngoài hệ thống.

🏭

Tự động chọn kho xuấtDOM rules chọn kho theo ưu tiên: gần điểm giao nhất, tồn đủ, priority config. Không cần nhân viên quyết định.

📦

Split kiện tự độngĐơn nặng hoặc đơn nhiều sản phẩm được tách thành nhiều kiện theo trọng lượng/thể tích — mỗi kiện có manifest riêng.

⚡

Không chờ — không nhập tayTừ khi OMS confirm đơn đến khi WMS có phiếu lấy hàng: dưới 30 giây. Không cần ai approve giữa chừng.

#865884 — Shopee

Đã giao hàng

📋

Combo 2 sp: Kem Dưỡng Phục Hồi + Tẩy Trang Dịu Nhẹ

[Brand A] Bộ Dưỡng Trắng Sáng Da Chuyên Sâu - Phiên bản Nâng cấp 2024

×1

📋

[Brand B] Combo 3 sp: Mặt Nạ Dưỡng Ẩm + Toner Cân Bằng + Xịt Khoáng

[Brand A] Bộ Mặt Nạ Dưỡng Da Thuần Chay - Hộp 5 Miếng

×2

📋

[Brand B] Combo 2 sp: Serum Cấp Ẩm Niacinamide 10% + Mặt Nạ Làm Dịu

×2

KIỆN 851888 · GYT948ND Kho Tổng NVQ → GHN Cổng Kênh

[KHO] Mặt Nạ Dưỡng Ẩm Chuyên Sâu · SKU00076 ×8

[KHO] Thiết Bị Chăm Sóc Da Cầm Tay · SKU00001 ×1

[KHO] Bông Tẩy Trang Cotton Pad - Hồng · SKU00104 ×2

[KHO] Serum Cấp Ẩm Niacinamide 10% 30ml · SKU00063 ×2

Bước 2 — Gom đơn & Lấy hàng

Gom đơn thông minh — batch hay wave, Cogni cho nhiều phương án

Batch và wave đều là thuật ngữ cho việc gom nhiều đơn thành một phiếu lấy hàng — nhưng gom theo tiêu chí nào mới là điều quan trọng. Sai tiêu chí → nhân viên đi sai lộ trình → sai sót tăng theo đơn.

🗂️

Batch theo khu vực kệ

Gom các đơn có hàng nằm cùng khu vực kệ — nhân viên đi một lộ trình, lấy được nhiều đơn. Hạn chế đi lại chéo kho. Tối ưu nhất cho đơn đơn giản, ít SKU.

Tối ưu cho: đơn ít SKU, kho nhỏ

⏱️

Wave theo SLA / deadline

Gom các đơn cần giao trước một khung giờ (VD: đơn cần giao trước 12h, tổng hợp wave 9h). Ưu tiên theo trạng thái urgency — đơn cấp bách không bị bỏ sót giữa hàng trăm đơn khác.

Tối ưu cho: đơn có SLA ketat, đa kênh

🏋️

Cluster theo SKU nặng

Nhóm đơn có cùng SKU trọng lượng cao hoặc cồng kềnh — giảm số lần đi lại khu hàng nặng. Nhân viên lấy hàng nặng một lượt, không phải quay đi quay lại nhiều lần.

Tối ưu cho: kho hàng nặng/cồng kềnh

PHIẾU LẤY HÀNG #PL-20240524-0089

36 kiện · 2 nhân viên · ước ~45 phút · Kho Tổng NVQ

Vị trí kệSKUSản phẩmSLTrạng thái

A1-01-03

SKU00076

Mặt Nạ Dưỡng Ẩm Chuyên Sâu

×24

✓ DONE

A1-02-01

SKU00001

Thiết Bị Chăm Sóc Da Cầm Tay

×8

✓ DONE

A2-01-05

SKU00104

[KHO] Bông Tẩy Trang Cotton Pad - Hồng

×16

SCAN ▷

B1-03-02

SKU00100

[KHO] Hộp Mặt Nạ - 5 Miếng TRÀM TRÀ

×12

PENDING

B2-01-01

SKU00018

[KHO] DDVS 100ml - CHUỐI

×6

PENDING

Lộ trình A1 → A2 → B1 → B2 — tự động tối ưu, không cần nhân viên quyết định

Gợi ý tạo phiếu lấy hàng

Hệ thống gợi ý chiến lược gom đơn phù hợp dựa trên tình trạng thực tế — không cần nhân viên tự quyết định.

🗂️ Gợi ý Tạo Phiếu lấy hàng ✕

Bước 1: Chọn Kho hàng * Chiến lược in *

Bước 2: Chọn chiến lược gom hàng để tạo Phiếu mới

⭐ Tổng hợp 96

⚡ Đơn hàng gấp 1

🏷 Đơn 1 SP 36

🏷🏷 Đơn 2 SP 2

📦 Đơn 3 SP 13

📦 Đơn 4 SP 13

📦 Đơn 5 SP 15

📦 Đơn 6 SP 16

🔗 Theo Combo

Sản phẩm	SL	Tổng SL	Tổng đơn
Kem Dưỡng Phục Hồi Chuyên Sâu Anti-Aging 50ml SKU-A0038 · SKU-A0038	14
Kem Dưỡng Ẩm Ban Đêm Repair Barrier Cream 15ml SKU-A0115 · SKU-A0115	14	84	14
Tinh Chất Nâng Cơ Tái Tạo Da Ampoule SKU-A0116 · SKU-A0116	56
Dưỡng Thể Trắng Sáng Body Tone Up Serum SKU-A0087 · SKU-A0087	2

Tốc độ & chính xác

Pick & Pack — nhanh hơn không có nghĩa là sai hơn

Cogni WMS tối ưu hóa từng bước lấy hàng và đóng gói: từ chiến lược in phiếu đến xác minh camera trước khi dán nhãn vận chuyển.

📋

Tạo phiếu thông minh

Chiến lược in phiếu linh hoạt, AI gợi ý tuyến đường pick ngắn nhất trong kho — giảm thời gian đi lại trung bình 35%.

✓Chiến lược "In gom theo SKU" — gom cùng sản phẩm thành một tuyến

✓Chiến lược "Theo ID đơn" — mỗi đơn một phiếu riêng, scan nhanh

✓AI gợi ý tuyến đường pick tối ưu dựa trên sơ đồ kho

✓Phân công tự động theo ca làm việc và workload

✓Ưu tiên đơn theo SLA, đơn gấp tự động lên đầu danh sách

🖥️

Workspace đóng gói

Bàn đóng gói có màn hình riêng, scan barcode xác nhận từng sản phẩm trước khi đóng — camera tùy chọn để xác minh nội dung.

✓Phím tắt F6/F7 scan barcode tốc độ cao tại bàn đóng gói

✓Hiển thị ảnh sản phẩm và ghi chú đặc biệt của khách

✓Camera xác minh nội dung kiện hàng trước khi dán nhãn

✓In nhãn vận chuyển tự động sau khi xác nhận đóng gói xong

✓Chế độ "Tự động in" — không cần thao tác thêm sau scan

📊

Giám sát real-time

Dashboard ca làm việc theo dõi tốc độ từng nhân viên, phát hiện idle-gap sớm và cảnh báo SLA trước khi deadline.

✓KPI theo nhân viên: số kiện/giờ, tỷ lệ lỗi, thời gian trung bình

✓Idle-gap analysis — phát hiện bàn đóng gói không hoạt động

✓Dashboard ca làm việc: tiến độ vs mục tiêu theo giờ

✓Cảnh báo SLA breach trước 30 phút — ưu tiên lại tự động

✓Lịch sử in ấn — kiểm soát toàn bộ nhãn đã in theo phiên

Bước 3 — In tem

In tem tự động — tiết kiệm ~1 giờ mỗi ca

Benchmark ngành: thao tác tải file, sort danh sách, in tem thủ công tốn 45–60 phút mỗi ca. Cogni WMS loại bỏ hoàn toàn bước này.

⚠ Vấn đề hiện tại

Quy trình thông thường: xuất file danh sách đơn → mở Excel → sort theo đơn vị vận chuyển → crop file → upload lên phần mềm in → chờ tải → in từng batch. Mất 45–60 phút mỗi ca, nhân viên không làm được việc khác trong lúc đó.

Tổng hợp tự động từ phiếu lấy hàngKhi phiếu lấy hàng được tạo, hệ thống tự động tổng hợp danh sách tem cần in theo từng carrier, từng kho.

Kết nối trực tiếp máy in khoHệ thống kết nối với máy in nhiệt tại kho — không cần mở laptop, không cần thao tác thêm bước nào.

In batch theo thứ tự đóng góiTem được in đúng thứ tự nhân viên cần đóng hàng — không cần sort lại, không cần đối chiếu thủ công.

Nhân viên chỉ cần ra khay inKhông cần mở tab nào khác, không cần thao tác máy tính — nhân viên lấy tem và bắt đầu đóng hàng ngay.

Print Job Manager

PRINT JOB #PJ-20240524-0089

Tổng tem cần in 156

Đã in xong 139 (89%)

Còn lại 17

Máy in Kho Tổng NVQ — Máy 1

Trạng thái IN TIẾP THEO →

⏱ Bắt đầu: 08:14 ⏱ Ước xong: 08:22

phút thao tác thủ công

100%

tự động từ phiếu lấy hàng

~60'

tiết kiệm mỗi ca làm việc

Bước 4 — Đóng gói

Đóng gói thông minh — xác thực barcode từng bước

Khi một đơn có 5+ sản phẩm từ nhiều khu kệ, đóng gói thủ công rất dễ thiếu hàng hoặc nhầm hàng. Cogni WMS hiển thị đúng danh sách cần đóng — nhân viên scan barcode từng món, hệ thống tích xanh, đầy đủ mới cho phép in vận đơn.

✓

Scan xác thực từng đơn vịMỗi sản phẩm phải được scan barcode trước khi được tính là đã đóng — không có cách bỏ qua.

✓

Phát hiện scan nhầm SKU ngay lập tứcScan nhầm sản phẩm → hệ thống báo lỗi ngay, không cho đóng tiếp — sai sót bị bắt ngay tại chỗ.

✓

Tự động in vận đơn khi đủ hàngKhi tất cả sản phẩm đã scan đủ, hệ thống tự in vận đơn carrier — không cần thao tác thêm.

✓

Ghi log đầy đủ ai đóng, khi nào, ở trạm nàoMọi thao tác đóng gói đều có audit trail — khi có khiếu nại, trace ngay được.

✓

Tối ưu thứ tự đóng cho đơn nhiều SKUHệ thống hiển thị thứ tự đóng tối ưu: hàng nặng xuống đáy, hàng dễ vỡ lên trên — theo cấu hình kho.

TRẠM ĐÓNG GÓI #PKS-02

Nguyễn Thị Lan · 14:35

Đơn #865884 — GYT948ND · GHN Cổng Kênh

✅

Mặt Nạ Dưỡng Ẩm Chuyên Sâu

SKU00076

×8

DONE

✅

Thiết Bị Chăm Sóc Da Cầm Tay

SKU00001

×1

DONE

✅

Serum Cấp Ẩm Niacinamide 10%

SKU00063

×2

DONE

⏳

Bông Tẩy Trang Cotton Pad - Hồng

SKU00104

×2

SCAN ↓

⬜

Phụ Kiện Nhíp + Kẹp Mask Pad

QT00001

×2

WAIT

Bước 5 — Giao hàng

Giao hàng — bàn giao cho carrier và track đến tay khách

Sau khi kiện đã đóng gói và in tem xong, bước tiếp theo là bàn giao cho carrier và track hành trình đến tay khách. Mọi sự kiện vận chuyển đều được sync về Cogni — không cần nhân viên vào trang carrier tra thủ công.

📋

Bảng kê giao nhận (Manifest)Tổng hợp toàn bộ kiện cần bàn giao cho từng carrier theo ca — GHN, GHTK, J&T, Viettel Post đều có manifest riêng. In bảng kê và carrier ký xác nhận.

📍

Tracking tự động từ carrierWebhook từ carrier sync về Cogni real-time — "Đang phân loại", "Tại bưu cục", "Đang giao cuối dặm", "Giao thành công". Không phụ thuộc nhân viên tra cứu.

⚠️

Cảnh báo giao thất bạiCarrier báo "Không giao được" → Cogni ngay lập tức cảnh báo team xử lý: giao lại hay lên lịch hủy. Không để kiện trôi nổi không ai biết.

🔄

Giao thất bại → trigger hoàn tự độngSau N lần giao không được (theo rule), hệ thống tự trigger quy trình hoàn — carrier lấy lại kiện, WMS nhận hoàn, phân loại tình trạng hàng.

TRACKING TIMELINE — Đơn #865884

✓

Đã bàn giao carrier · GHN

24/05 14:55 · Manifest #M-0524-GHN-08 · 36 kiện

✓

Đang phân loại tại hub

24/05 17:30 · Hub GHN Q10 TP.HCM

✓

Đang giao cuối dặm

25/05 08:10 · Shipper: Nguyễn Văn A

⏳

Đang giao · Chờ xác nhận

25/05 10:24 · Ước giao trước 14:00

○

Giao thành công / Không giao được

Pending...

Hậu mãi & Khép kín vòng đời

Hoàn hàng — vòng đời khép kín từ kho đến kho

"Hàng hoàn không phải điểm kết thúc — đó là điểm bắt đầu của vòng kiểm soát tiếp theo."

Mỗi kiện hoàn về kho đều phải đi qua quy trình phân loại tình trạng trước khi được cập nhật vào tồn kho. Không có kiện nào "biến mất" hay "ở đâu đó trong kho".

🚚

Carrier bàn giao hoàn về kho

Kiện hàng về kho với mã vận đơn + trạng thái từ carrier system

📱

Nhân viên scan barcode nhận kiện

Scan mã kiện — hệ thống hiển thị đơn gốc, sản phẩm bên trong, trạng thái giao trước đó

🔍

Phân loại tình trạng hàng hoàn

Kiểm tra thực tế và chọn tình trạng:

🟢 Hàng còn mới — nhập lại tồn ATP 🟡 Hàng có vết — tồn Damaged 🔴 Hàng hỏng — chờ xử lý/vứt bỏ

⚡

Tự động cập nhật liên thông

Sau khi phân loại, hệ thống tự cập nhật: tồn kho WMS · báo cáo hoàn/hủy · kế toán giảm doanh thu · trạng thái đơn khách hàng — tất cả cùng một lúc, không cần nhập tay ở bất cứ module nào.

Không cần kế toán nhập tay số liệu hoàn

Kế toán thừa hưởng dữ liệu hoàn từ WMS tự động — phân loại tình trạng, giá trị hàng hoàn, thời điểm nhận — không cần ai gọi phone hay gửi file Excel.

Phân biệt hàng hoàn tốt vs hàng hoàn hỏng ngay tại kho

Hàng hoàn tình trạng tốt được nhập lại vào tồn ATP ngay — sẵn sàng bán lại. Hàng hỏng đi vào trạng thái riêng — không lẫn với hàng tốt, không gây lộn tồn kho.

Tồn kho cập nhật ngay sau scan — không chờ cuối ngày

Không có "batch update" lúc 23h59. Mỗi lần scan nhận hoàn là tồn kho cập nhật real-time — mọi người nhìn vào hệ thống thấy số chính xác ngay lúc đó.

Lịch sử đầy đủ: ai nhận, lúc nào, tình trạng gì

Mọi kiện hoàn đều có audit trail — ngày nhận, nhân viên nhận, tình trạng phân loại, vị trí lưu. Khi có tranh chấp với carrier hoặc khách hàng, trace ngay được.

Xử lý ngoại lệ & hoàn trả

Khi hàng không đi theo kế hoạch

Mọi hệ thống kho đều gặp ngoại lệ. Cogni WMS có luồng xử lý riêng cho từng loại sự cố — đảm bảo không có hàng hóa nào "mất tích" trong hệ thống.

⚠️ Xử lý ngoại lệ kho

⚖️

Chênh lệch số lượng nhập/xuấtKhi số lượng thực tế và hệ thống không khớp, tạo phiếu chênh lệch tự động — giao điều tra viên và ghi nhận kết quả vào log kiểm kê.

⏰

SLA breach escalationĐơn đến hạn nhưng chưa được đóng gói → hệ thống tự leo thang (escalate) cảnh báo lên quản lý ca và ưu tiên lại hàng đợi pick.

📍

Vị trí không tìm thấy hàngNhân viên pick đến vị trí nhưng không có hàng → tạo ticket "hàng thất lạc", hệ thống tìm vị trí thay thế và cảnh báo kiểm kê lại khu vực.

🚫

Kiện hàng hủy kẹtKiện đã in nhãn nhưng ĐVVC không lấy → chuyển sang trạng thái "Hủy kẹt", thu hồi về kho và cập nhật tồn kho tự động.

↩️ Hoàn trả (RMA)

🏭

Kho ảo trung gian RMAHàng hoàn về không nhập thẳng vào tồn kho bán — qua kho ảo "Vietnam Return Warehouse" để kiểm tra tình trạng trước khi quyết định số phận.

🔍

Phân loại hàng hoànScan mã kiện hoàn → hệ thống hiện ngay đơn gốc, sản phẩm, lý do hoàn. Phân loại: hàng tốt (nhập lại), hàng lỗi (xử lý riêng), hàng hết hạn (hủy).

📊

KPI hậu mãi 48hCam kết xử lý lý hoàn trong 48h — hệ thống đo thời gian xử lý từng RMA và cảnh báo nếu vượt ngưỡng, giữ đúng SLA hậu mãi với khách hàng.

🔄

Nhập lại tồn kho tự độngHàng hoàn phân loại "tốt" → tự động tạo phiếu nhập kho, cập nhật tồn ATP ngay lập tức — không cần nhập tay, không lo sót tồn kho.

Kiểm soát kiện hủy

Bản đồ Hành trình & Điểm kẹt — Kiện hủy mọi khâu

Kiện hủy phát sinh ở hai giai đoạn rất khác nhau — và cách xử lý cũng khác nhau. Hệ thống nhận biết từng trường hợp và định tuyến xử lý đúng luồng.

Tổng quan hôm nay

Chờ: 321

Thất lạc: 0

Xong: 237

Tổng: 558

Luồng 1 (Hủy Trước Đóng Gói)

Gom phiếu

→

Bắt đầu lấy

→

Đang lấy hàng

→

Xác nhận

→ Đơn hủy ở bước 2–3: nhân viên dừng pick, trả hàng về kệ, tồn ATP tự phục hồi

Luồng 2 (Hủy Trong / Sau Đóng Gói)

Bắt đầu ĐG

→

Chờ bàn giao

→

Bàn giao

→ Đơn hủy ở bước 5–6: kiện chuyển sang trạm bàn giao hủy, carrier không lấy, tồn cập nhật sau kiểm tra

👆 Click vào từng bước (vòng tròn 1–7) trên bản đồ để xem Hướng dẫn xử lý (SOP) và Lý do kẹt đơn. Mỗi điểm kẹt có SOP riêng: ai xử lý, trong bao lâu, bước tiếp theo là gì — không phụ thuộc kinh nghiệm cá nhân.

✓ Nhân viên luôn biết hàng đang ở đâu

Tìm kiếm theo mã kiện, barcode hoặc mã đơn — hiển thị ngay khâu hiện tại và toàn bộ lịch sử di chuyển.

✓ Kiện hủy không biến mất

Kiện hủy giữa chừng được chuyển vào queue trạm bàn giao hủy riêng — không lẫn với kiện đang giao, không mất dấu.

✓ SOP cho từng loại kẹt

Mỗi điểm kẹt có hướng dẫn xử lý cụ thể: ai chịu trách nhiệm, deadline, bước tiếp theo — không cần hỏi quản lý.

Điểm khác biệt cốt lõi ⭐

1 mã SKU — 3 tình trạng — kế toán không phải nhập lại

Một mã SKU duy nhất quản lý đồng thời ba tình trạng — không tạo rác dữ liệu, kế toán thừa hưởng trực tiếp.

❌ Hệ thống thông thường làm gì?

Khi hàng bị lỗi hoặc cần thanh lý, nhân viên phải tạo một mã SKU mới để phân biệt. Ví dụ: SKU00076 (tốt), SKU00076-HONG (hỏng), SKU00076-TL (thanh lý).

Dữ liệu bị rác — SKU nhân đôi, nhân ba trong catalog

Kế toán không biết SKU nào liên quan đến SKU gốc nào

Báo cáo tồn kho tổng bị vỡ — không cộng đúng được

Lịch sử sản phẩm đứt đoạn — không trace được nguồn gốc

Mỗi lần có hàng lỗi là phải tạo SKU mới — tốn công vô ích

✓ Cogni WMS giải quyết như thế nào?

Một mã SKU duy nhất — quản lý song song ba condition (tình trạng) trên cùng một hệ thống, cùng một màn hình, không tạo rác dữ liệu.

🟢

SELLABLE

Tồn có thể bán (ATP)
Sẵn sàng xuất đơn

🟡

DAMAGED

Hàng có tình trạng
Chờ xử lý nội bộ

🔵

LIQUIDATION

Hàng thanh lý
Giá và kênh bán riêng

"Kế toán nhìn vào Cogni và thấy: SKU00076 có 785 tốt / 30 lỗi / 12 thanh lý — cùng một màn hình, không cần reconcile, không cần hỏi kho, không cần nhập lại bất kỳ con số nào."

📌 Nguyên tắc từ giờ về sau: Tất cả nghiệp vụ mà Cogni WMS thực hiện — kế toán PHẢI sử dụng được dữ liệu đó trực tiếp, không cần bước trung gian nào. Không có "kho nói một đằng, kế toán ghi một nẻo" trong Cogni ecosystem.

Bước 6 — Kiểm kho

Kiểm kho — không cần đóng cửa kho, không dừng vận hành

🗺️ Kiểm kho vùng (zone counting)

Khóa từng khu vực nhỏ để kiểm — ví dụ chỉ khóa khu A2. Phần còn lại của kho (A1, B1, B2...) vẫn hoạt động bình thường. Kiểm xong mở khóa khu A2, chuyển sang khu tiếp theo.

📅 Kiểm kho tuần tự (cycle counting)

Đặt lịch kiểm định kỳ theo ABC analysis: hàng bán chạy (A) kiểm hàng tuần, hàng bán vừa (B) kiểm hàng tháng, hàng ít bán (C) kiểm hàng quý. Tự động reminder và phân công.

🔴 Phát hiện lệch real-time

So sánh tồn hệ thống vs tồn thực đếm ngay khi nhân viên nhập số đếm. Cờ đỏ ngay khi có lệch — không chờ đến khi submit toàn bộ phiếu kiểm mới biết.

📋 Audit trail mọi điều chỉnh

Mọi điều chỉnh tồn kho đều có lịch sử đầy đủ: ai điều chỉnh, lúc nào, lý do gì, số trước/sau. Không có ai có thể sửa số tồn mà không để lại dấu vết.

KIỂM KÊ KHU A2 — Kho Tổng NVQ

24/05/2026 09:15 · Phụ trách: Trần Văn Hùng

🔒 Đã khóa vùng A2 · Phần còn lại đang hoạt động

Vị tríSKUTồn HTThực đếmΔ

A2-01-01

SKU00076

120

118

-2 ⚠

A2-01-02

SKU00001

0 ✓

A2-01-03

SKU00104

+2 ⚠

A2-02-01

SKU00100

230

0 ✓

Multi-warehouse & DOM

Nhiều kho — một bộ não điều phối

Distributed Order Management (DOM) tự động định tuyến đơn hàng đến kho phù hợp nhất, cân bằng tải và tối ưu chi phí vận chuyển — không cần ai quyết định.

📍

Định tuyến kho gần nhấtDOM tự động chọn kho gần địa chỉ khách nhất và còn đủ hàng, giảm chi phí ship và rút ngắn thời gian giao hàng.

⚖️

Tự động cân bằng tồn khoKhi một kho sắp cạn, hệ thống cảnh báo và gợi ý chuyển hàng từ kho dư — hoặc tự động chuyển lệnh sang kho còn hàng.

🏭

Virtual warehouse cho hàng hoànHàng hoàn về được đặt vào "kho ảo" trung gian — phân loại tốt/lỗi — trước khi nhập lại vào tồn kho bán chính thức.

🏪

Kho kênh bán riêng biệtHỗ trợ kho consignment cho từng sàn (Kho SHOPEE, Kho AEON, Kho SGN3 TIKI) — tồn kho và nghiệp vụ tách biệt hoàn toàn.

Cogni WMS — Tổng quan kho hàng

MẠNG LƯỚI KHO — HÔM NAY

Kho Tổng NVQ

Hà Nội · Kho chính · 3 bàn đóng gói

2,847

SKU có sẵn

78%

Sức chứa

Kho Văn Phòng

Hà Nội · Hàng nhanh · 1 bàn đóng gói

412

SKU có sẵn

91%

Sức chứa

Kho 2 Lưu Trữ NVQ

HCM · Dự trữ dài hạn · Không bàn đóng

5,210

SKU có sẵn

44%

Sức chứa

Vietnam Return Warehouse

Kho ảo hoàn trả · Trung gian phân loại

Đang xử lý

RMA

Loại kho

⚡

DOM đang hoạt động

Hôm nay đã định tuyến 1,247 đơn — tiết kiệm ước tính 18% chi phí vận chuyển so với xử lý thủ công

Visibility không gian kho

Heatmap kho — nhìn thấy điểm nghẽn

Thay vì chờ kiểm kê định kỳ, quản lý kho thấy ngay vị trí nào đang quá tải, vị trí nào bỏ trống lãng phí — và vị trí nào là "hot zone" lấy hàng nhiều nhất.

Kho Tổng NVQ — Bản đồ nhiệt không gian

KHU VỰC A — HÀNG NHANH (DÃY KỆ 1–10)

A10

KHU VỰC B — HÀNG TRUNG BÌNH (DÃY KỆ 1–10)

B10

KHU VỰC C — LƯU TRỮ DÀI HẠN (DÃY KỆ 1–10)

C10

Đầy >95%

Cao 70–95%

Trung bình 40–70%

Thấp <40%

Trống

📊

Độ đầy (Sức chứa)

Hiển thị phần trăm không gian vật lý đã được sử dụng tại từng vị trí kệ. Vùng đỏ cần được giải phóng hoặc mở rộng ngay — rủi ro lỗi putaway cao.

Khu A đang quá tải — cần chuyển sang C

🔥

Tần suất lấy hàng

View thứ hai cho thấy vị trí nào được pick nhiều nhất. Hot zone nên đặt gần cửa ra — giảm thời gian đi lại cho nhân viên kho.

A1, A6, A7 là hot zone — đặt SKU bán chạy

⏰

Cảnh báo hết hạn

View thứ ba bôi màu vàng các vị trí có sản phẩm sắp hết hạn sử dụng hoặc cần xuất trước (FEFO — First Expired, First Out).

Xem báo cáo đầy đủ →

Báo cáo & Hiệu suất

Vận hành đủ — báo cáo tự thành

Mọi thao tác trong kho đều tạo ra dữ liệu có cấu trúc. Cogni tổng hợp tự động — không cần xuất Excel thủ công, không cần đợi cuối tháng.

📦

Tồn kho

Báo cáo tồn theo condition

Tồn Tốt / Hỏng / Thanh lý theo SKU, kho, vị trí kệ — real-time và snapshot theo ngày. Kế toán thừa hưởng trực tiếp, không đối chiếu thủ công.

⚡

Vận hành

Throughput & tốc độ xử lý

Số đơn nhập / xuất / đóng gói theo ca, theo ngày. Pick accuracy, tỉ lệ lỗi đóng gói, thời gian xử lý trung bình từ nhận lệnh đến bàn giao carrier.

👤

Nhân sự kho

Performance từng nhân viên

Số phiếu lấy hàng hoàn thành, tốc độ pick, tỉ lệ scan lỗi, thời gian đóng gói theo trạm — theo ca, theo tuần. Quản lý kho biết ai đang chậm mà không cần hỏi.

⚠️

Ngoại lệ & Rủi ro

Kiện hủy, kiểm lệch, sự cố

Số kiện hủy theo carrier, lý do hủy, tỉ lệ hoàn hàng, sự cố dư/hủy theo nguyên nhân — phân tích xu hướng theo tuần để phòng ngừa trước khi xảy ra.

🚚

SLA carrier & giao hàng

Tỉ lệ giao đúng hẹn theo carrier, vùng địa lý, phương thức vận chuyển. Phát hiện carrier nào đang kéo SLA xuống trước khi ảnh hưởng đánh giá shop.

🔄

Vòng quay tồn kho

Tốc độ bán, ngày tồn trung bình, SKU chậm luân chuyển — tự động gắn cờ hàng tồn lâu ngày để đội mua hàng có cơ sở quyết định tái nhập hay xả hàng.

📊

Dashboard kho tổng hợp

Tất cả chỉ số trên một màn hình — 1,050 tài sản kế toán / 785 ATP / 64 đang khóa / 24 đi đường. Cập nhật real-time, không cần chạy báo cáo thủ công.

Mở rộng

Tính năng nâng cao — mở rộng khi bạn sẵn sàng

Cogni WMS được thiết kế theo kiến trúc modular — bật thêm tính năng khi doanh nghiệp cần, không phải trả tiền cho những gì chưa dùng.

📡

RFID tích hợp

Quét hàng loạt không cần giơ từng sản phẩm. Track real-time trong kho. Tốc độ kiểm kho tăng 10× so với barcode scan thủ công. Phù hợp kho lớn 500+ SKU.

📅

Quản lý LOT & Hạn dùng

Xuất hàng theo FEFO (First Expired, First Out). Cảnh báo tự động hàng sắp hết hạn trước 30/60/90 ngày. Không bao giờ giao hàng gần hết date cho khách.

🔢

Quản lý IMEI / Serial

Track từng đơn vị sản phẩm điện tử bằng IMEI/serial riêng. Lịch sử đầy đủ từ nhập kho → bán → bảo hành → hoàn trả. Không thể "bán cùng một máy hai lần".

🛡️

Tối ưu hàng hủy tại kho

Phát hiện hàng có nguy cơ bị hủy trước khi xuất (đơn giao xa, SLA ketat, carrier vấn đề). Gợi ý xử lý nội bộ thay vì bàn giao carrier — giảm tỷ lệ hủy và tránh hàng ra ngoài không cần thiết.

🏭

Chuyển kho nội bộ

Lệnh chuyển kho nội bộ được track như một đơn xuất + đơn nhập ghép — không có hàng nào "biến mất" giữa hai kho. Tồn kho cập nhật real-time ở cả hai đầu.

🏪

Ký gửi & Điểm bán

Hàng ký gửi có tồn riêng biệt — không trộn với tồn công ty. Khi bán được tại điểm bán, hệ thống tự động cập nhật tồn ký gửi và cập nhật kế toán cả hai phía.

Màn hình thực tế

42 màn hình — mỗi màn một nghiệp vụ

Giao diện vận hành thực tế trong Cogni — không phải mockup. Mỗi màn hình xử lý đúng một nghiệp vụ, không ôm đồm, không thiếu sót.

📋

PICK & PACK

Phiếu Lấy hàng

Danh sách pick lists theo ca, trạng thái xử lý, nhân viên phụ trách và tỉ lệ hoàn thành real-time.

📦

PICK & PACK

Workspace Đóng gói

Giao diện làm việc tại trạm đóng gói — checklist sản phẩm, xác nhận từng item, in tem tự động khi đủ điều kiện.

🤖

PICK & PACK

AI Tối ưu Pick

Gom đơn thông minh theo zone, carrier, deadline — batch/wave optimizer giảm đi bộ tối đa 40% trong kho.

🚚

XUẤT KHO

Tổng quan Kiện hàng

Overview toàn bộ packages — trạng thái, carrier, kho xuất, bao gồm kiện hủy và kiện chuyển hoàn.

📥

NHẬP KHO

Quản lý Nhận hàng

Phiếu nhập kho từ supplier — track từng lô theo PO, số lượng thực nhận, chênh lệch và khiếu nại nhà cung cấp.

🧠

NHẬP KHO

Duyệt PO Thông minh

Hệ thống duyệt Purchase Order tự động theo rule — phân quyền duyệt, cảnh báo vượt hạn mức, lịch sử audit.

📊

KIỂM KÊ

Tồn kho theo Vị trí

Phân tích tồn kho theo từng shelf location — phát hiện kệ quá tải, kệ trống, phân bổ mất cân đối trong kho.

📖

CẤU HÌNH

SOP Handbook

Cẩm nang quy trình vận hành tiêu chuẩn — nhúng trực tiếp trong hệ thống, nhân viên tra cứu ngay khi cần.

🔥

BÁO CÁO

Heatmap Kho

Bản đồ nhiệt tồn kho theo zone A/B/C — nhận diện tức thì khu vực quá tải, thiếu hàng, cần tái cấu hình.

🎯

BÁO CÁO

Dashboard Vận hành

KPI tổng quan kho theo ca, ngày, tuần — throughput, tỉ lệ lỗi, hiệu suất nhân viên, hàng tồn theo condition.

⚠️

NGOẠI LỆ

Xử lý Ngoại lệ

Tổng hợp mọi sự cố kho — kiểm lệch, mất kiện, hàng tranh chấp, xử lý theo quy trình chuẩn với audit trail.

🌐

TỔNG QUAN

WMS Dashboard Toàn cảnh

Toàn cảnh vận hành kho — 4 kho song song, ATP vs kế toán, hàng đang đi đường, kiện hủy, tồn bán xả.

Kho của bạn đang chạy theo Excel hay theo hệ thống?

Cogni WMS thiết lập quy trình một lần — nhân viên chỉ cần tuân thủ. Không vùng xám, không phụ thuộc cá nhân, kế toán thừa hưởng data trực tiếp.

Đặt lịch demo WMS Xem tất cả module

Kho không được sáng tạo — tuân thủ hoàn toàn theo hệ thống

Tại sao kho luôn sai — dù nhân viên rất chăm?

Một luồng dữ liệu — ba phòng ban thừa hưởng

8 giai đoạn — toàn bộ vòng đời hàng hóa

Thiết kế sâu cho từng nghiệp vụ — linh hoạt với đặc thù Retail & TMĐT

Nhận đơn từ OMS — phân bổ xuống kiện hàng nhỏ nhất

Gom đơn thông minh — batch hay wave, Cogni cho nhiều phương án

Pick & Pack — nhanh hơn không có nghĩa là sai hơn

Tạo phiếu thông minh

Workspace đóng gói

Giám sát real-time

In tem tự động — tiết kiệm ~1 giờ mỗi ca

Đóng gói thông minh — xác thực barcode từng bước

Giao hàng — bàn giao cho carrier và track đến tay khách

Hoàn hàng — vòng đời khép kín từ kho đến kho

Khi hàng không đi theo kế hoạch

Bản đồ Hành trình & Điểm kẹt — Kiện hủy mọi khâu

1 mã SKU — 3 tình trạng — kế toán không phải nhập lại

Kiểm kho — không cần đóng cửa kho, không dừng vận hành

Nhiều kho — một bộ não điều phối

Heatmap kho — nhìn thấy điểm nghẽn

Vận hành đủ — báo cáo tự thành

Tính năng nâng cao — mở rộng khi bạn sẵn sàng

42 màn hình — mỗi màn một nghiệp vụ

Kho của bạn đang chạy theo Excel hay theo hệ thống?

Module liên quan