Điều khoản Dịch vụ

1. Định nghĩa

Trong tài liệu này:

• "Cogni" hoặc "Chúng tôi": Cogni Retail OS — sản phẩm của IBP Holdings, đại diện pháp lý tại Việt Nam.
• "Khách hàng" hoặc "Bạn": Cá nhân/tổ chức đăng ký, mua, sử dụng dịch vụ Cogni.
• "Dịch vụ": Nền tảng phần mềm Cogni Retail OS bao gồm các mô đun OMS, WMS, HĐĐT, BI, CRM, Khuyến mãi, Website, Hậu mãi, Workflow, Audit và các tính năng kèm theo.
• "Tài khoản": Tài khoản đăng nhập do Khách hàng đăng ký để sử dụng Dịch vụ.
• "Gói dịch vụ": Một trong 11 cấp giá (T-1 Free, T0 Micro... đến T6 Mega-Corp) — chi tiết tại trang Bảng giá.
• "MRR": Phí thuê bao hàng tháng (Monthly Recurring Revenue).

2. Phạm vi dịch vụ

2.1. Dịch vụ chính

Cogni cung cấp nền tảng SaaS (Software as a Service) cho doanh nghiệp Retail/E-commerce — bao gồm:

• 10 mô đun nghiệp vụ (OMS, WMS, HĐĐT, BI, CRM, Khuyến mãi, Website, Hậu mãi, Workflow, Audit)
• 207+ màn hình quản trị
• API tích hợp (từ cấp T1 trở lên)
• Báo cáo phân tích thời gian thực
• Hỗ trợ kỹ thuật theo SLA của từng cấp

2.2. Dịch vụ kèm theo

• Onboarding + Đào tạo nhân viên (từ T0+ trở lên)
• Tích hợp sàn TMĐT, ngân hàng, đối tác vận chuyển
• Tư vấn vận hành chuyên sâu (từ T2 trở lên)
• Custom development (từ T3 trở lên)

2.3. Phạm vi không bao gồm

• Phần cứng (POS, máy in, scanner)
• Phí dịch vụ bên thứ ba (HĐĐT, sàn TMĐT, gateway thanh toán)
• Chi phí internet, hosting riêng (trừ khi gói có on-premise)

3. Đăng ký & Tài khoản

3.1. Điều kiện đăng ký

Để đăng ký Tài khoản và sử dụng Dịch vụ, Khách hàng phải:

• Là cá nhân từ 18 tuổi trở lên, hoặc tổ chức có tư cách pháp nhân hợp pháp
• Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ khi đăng ký
• Có địa chỉ email hợp lệ + số điện thoại liên lạc
• Đồng ý với Điều khoản này và Chính sách Bảo mật

3.2. Bảo mật tài khoản

Khách hàng có trách nhiệm:

• Bảo mật mật khẩu, không chia sẻ với người khác
• Bật xác thực 2 yếu tố (2FA) khi được yêu cầu
• Thông báo ngay cho Cogni khi nghi ngờ tài khoản bị xâm phạm
• Chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động phát sinh từ tài khoản của mình

3.3. Đăng ký gói Dùng thử

Gói T-1 Free cho phép sử dụng miễn phí trong 90 ngày với giới hạn 300 đơn/tháng. Sau 90 ngày, Khách hàng phải nâng cấp gói trả phí hoặc dữ liệu sẽ bị giữ ở chế độ chỉ đọc trong 30 ngày trước khi xoá vĩnh viễn.

4. Phí dịch vụ & Thanh toán

4.1. Mô hình tính phí

• Phí MRR: Tính theo tháng, hoá đơn phát hành đầu kỳ. Khách hàng có thể chọn thanh toán hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm (chiết khấu khi trả trước dài hạn).
• Phí Setup: Một lần (one-off) khi triển khai gói từ T0+ trở lên. Chi tiết tại trang Bảng giá.
• Phí Add-on: Khách hàng có thể mua thêm mô đun/tính năng ngoài gói cơ sở.

4.2. Phương thức thanh toán

• Chuyển khoản ngân hàng
• Cổng thanh toán điện tử (VNPay, Momo, ZaloPay)
• Thẻ tín dụng/ghi nợ quốc tế
• Thanh toán doanh nghiệp (đối với gói Enterprise)

4.3. Nâng cấp / Hạ cấp gói

• Nâng cấp: Có hiệu lực ngay, hệ thống tính phần chênh lệch theo số ngày còn lại trong kỳ thanh toán.
• Hạ cấp: Có hiệu lực từ kỳ thanh toán tiếp theo (để Khách hàng không bị mất tính năng đang dùng).
• Vượt giới hạn đơn/tháng: Cogni KHÔNG tự thu thêm phí. Khách hàng nhận thông báo và quyết định nâng cấp.

5. Cam kết của Cogni

5.1. Cam kết dịch vụ (SLA)

• Uptime: 99.5% (T0-T2), 99.9% (T2.5-T3), 99.99% (T4+)
• Thời gian phản hồi hỗ trợ: 72h (T0), 48h (T0+), 24h (T1), 8h (T2), 4h (T2.5), 2h 24/7 (T3+)
• Backup: hàng ngày, lưu trữ 30 ngày (T0-T1), 90 ngày (T2-T2.5), 2 năm (T3+)
• Bảo mật: Mã hoá TLS 1.3 + AES-256, tuân thủ ISO 27001 (mục tiêu)

5.2. Cam kết cải tiến

Cogni cam kết:

• Cập nhật tính năng tối thiểu mỗi tháng, không tính phí bổ sung
• Thông báo trước tối thiểu 30 ngày nếu có thay đổi gây ảnh hưởng đến khả năng tương thích
• Duy trì backward compatibility với API trong vòng 12 tháng tối thiểu

5.3. Trường hợp ngừng dịch vụ ngoài kế hoạch

Nếu Cogni vi phạm cam kết Uptime trong tháng, Khách hàng được bù trừ vào tháng tiếp theo theo công thức:

• Uptime < SLA: bồi thường 10% phí MRR tháng đó
• Uptime < 95% SLA: bồi thường 25% phí MRR tháng đó
• Uptime < 90% SLA: bồi thường 50% phí MRR tháng đó

6. Trách nhiệm Khách hàng

Khi sử dụng Dịch vụ, Khách hàng cam kết:

6.1. Tuân thủ pháp luật

• Chỉ sử dụng Dịch vụ cho mục đích kinh doanh hợp pháp
• Tuân thủ Luật Thuế, Luật Kế toán, Luật Hoá đơn điện tử Việt Nam
• Không sử dụng Dịch vụ để vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba
• Tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng cuối

6.2. Sử dụng đúng mục đích

• Không can thiệp, hack, reverse engineer Dịch vụ
• Không sử dụng tự động hoá (bot) tấn công vào tài nguyên hệ thống
• Không sử dụng API vượt quá quota cho phép
• Không bán lại, cho thuê Dịch vụ cho bên thứ ba (trừ khi có thoả thuận đại lý)

6.3. Quản lý dữ liệu

• Đảm bảo dữ liệu nhập vào Cogni là chính xác và hợp pháp
• Có sự đồng ý của khách hàng cuối khi xử lý dữ liệu cá nhân
• Định kỳ export backup dữ liệu quan trọng
• Báo cáo ngay cho Cogni khi phát hiện vi phạm dữ liệu

7. Quyền Sở hữu Trí tuệ

7.1. Quyền của Cogni

Cogni sở hữu toàn bộ quyền sở hữu trí tuệ đối với:

• Mã nguồn, thuật toán, kiến trúc của Dịch vụ
• Thương hiệu Cogni, logo, slogan, tài liệu marketing
• Tài liệu hướng dẫn, video đào tạo, knowledge base

Khách hàng có quyền sử dụng Dịch vụ (license) trong thời gian hợp đồng, nhưng KHÔNG sở hữu sản phẩm.

7.2. Quyền của Khách hàng

Khách hàng giữ toàn quyền sở hữu đối với:

• Dữ liệu kinh doanh của mình (đơn hàng, sản phẩm, khách hàng, báo cáo)
• Thương hiệu, nội dung, hình ảnh do Khách hàng upload lên hệ thống
• Quyền export dữ liệu định kỳ hoặc khi chấm dứt hợp đồng (định dạng CSV/JSON/Excel)

8. Bảo mật & Dữ liệu

Cogni xử lý dữ liệu cá nhân theo Chính sách Bảo mật được công bố tại trang riêng. Khách hàng được khuyến nghị đọc kỹ trước khi sử dụng.

Các điểm quan trọng:

• Cogni KHÔNG bán, không chuyển nhượng dữ liệu khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại
• Dữ liệu được lưu trữ tại data center khu vực Châu Á (tuỳ gói)
• Cogni tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân

9. Giới hạn Trách nhiệm

Trong mức tối đa pháp luật cho phép:

• Cogni KHÔNG chịu trách nhiệm cho thiệt hại gián tiếp, thiệt hại do mất cơ hội kinh doanh, mất doanh thu, mất lợi nhuận của Khách hàng
• Trách nhiệm tối đa của Cogni KHÔNG vượt quá tổng phí MRR Khách hàng đã trả trong 12 tháng gần nhất tại thời điểm xảy ra tranh chấp
• Cogni KHÔNG chịu trách nhiệm cho thiệt hại do force majeure (thiên tai, chiến tranh, đại dịch, đứt cáp quang quốc tế, sự cố nhà cung cấp hạ tầng cloud bên thứ ba)

Tuy nhiên, giới hạn này KHÔNG áp dụng đối với:

• Thiệt hại do Cogni cố ý vi phạm hoặc cẩu thả nghiêm trọng
• Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của Khách hàng
• Vi phạm về bảo mật dữ liệu cá nhân

10. Chấm dứt Dịch vụ

10.1. Khách hàng tự chấm dứt

Khách hàng có thể chấm dứt dịch vụ bất kỳ lúc nào bằng cách:

• Thông báo qua email đến [email protected] ít nhất 30 ngày trước ngày chấm dứt
• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán đến ngày chấm dứt
• Export dữ liệu (Cogni hỗ trợ trong 30 ngày sau khi chấm dứt)

10.2. Cogni đơn phương chấm dứt

Cogni có quyền chấm dứt Dịch vụ nếu Khách hàng:

• Vi phạm nghiêm trọng Điều khoản này
• Chậm thanh toán quá 60 ngày sau ngày đến hạn
• Sử dụng Dịch vụ cho mục đích bất hợp pháp
• Gây tổn hại đến hệ thống hoặc danh tiếng của Cogni

Cogni thông báo trước tối thiểu 7 ngày làm việc.

10.3. Xử lý dữ liệu sau khi chấm dứt

• 30 ngày đầu: Khách hàng có thể export dữ liệu đầy đủ
• Từ ngày 31-90: Dữ liệu ở chế độ chỉ đọc, không thể export
• Sau ngày 90: Dữ liệu bị xoá vĩnh viễn (trừ phần Cogni bắt buộc giữ theo Luật Kế toán: 10 năm cho dữ liệu kế toán)

11. Giải quyết Tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Điều khoản này sẽ được giải quyết theo trình tự:

1. Thương lượng trực tiếp: Hai bên thương lượng trong vòng 30 ngày kể từ khi có tranh chấp.
2. Hoà giải: Nếu thương lượng không thành, hai bên có thể tham gia hoà giải tại Trung tâm Hoà giải Thương mại Việt Nam (VMC).
3. Trọng tài / Toà án: Nếu hoà giải không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) — hoặc Toà án có thẩm quyền tại TP. Hồ Chí Minh.

Luật áp dụng: Luật Việt Nam. Ngôn ngữ tố tụng: Tiếng Việt.

12. Điều khoản Chung

12.1. Toàn bộ thoả thuận

Điều khoản này, cùng với Hợp đồng Dịch vụ ký kết (nếu có) và Chính sách Bảo mật, cấu thành toàn bộ thoả thuận giữa Cogni và Khách hàng.

12.2. Sửa đổi điều khoản

Cogni có quyền cập nhật Điều khoản này. Mọi thay đổi sẽ được thông báo trước tối thiểu 30 ngày qua email + đăng tại trang này. Khách hàng có quyền chấm dứt dịch vụ nếu không đồng ý với thay đổi mới (theo quy định tại Mục 10.1).

12.3. Tính độc lập của các điều khoản

Nếu một điều khoản bị toà án tuyên vô hiệu, các điều khoản còn lại vẫn có hiệu lực.

12.4. Không phải đại diện

Mối quan hệ giữa Cogni và Khách hàng là nhà cung cấp dịch vụ và người sử dụng dịch vụ. Không có quan hệ đại diện, đại lý, liên doanh, hay nhân viên giữa hai bên.

12.5. Liên hệ