Một hệ thống vận hành từ A đến Z cho ngành phân phối điện tử
Quy trình duyệt nhiều cấp cho mọi nghiệp vụ, quản lý tồn kho theo IMEI trên nhiều kho — nhiều vị trí, tự động quyết toán khuyến mãi trả sau, hợp nhất tài chính và bảo mật phân quyền chi tiết. Một nền tảng giúp bạn vận hành chuẩn hóa, giảm phụ thuộc con người — và sẵn sàng mở rộng đa kênh khi cần.
Càng nhiều SKU, nhiều kho, nhiều chương trình — vận hành càng dễ vỡ
Phân phối điện tử là bài toán vận hành phức tạp bậc nhất: hàng giá trị cao, định danh từng máy, hàng tồn nằm rải nhiều kho và chính sách khuyến mãi từ hãng thay đổi liên tục. Khi quy mô lớn lên, các điểm nghẽn sau bắt đầu bào mòn lợi nhuận và làm doanh nghiệp phụ thuộc nặng vào một vài nhân sự chủ chốt.
Quản lý IMEI thủ công
Hàng giá trị cao phải định danh từng máy theo IMEI/serial để bảo hành, đổi trả, truy vết. Quản lý bằng Excel dễ trùng, mất dấu, không tra cứu được lịch sử một máy đã đi qua những kho — đơn nào.
Chục nghìn SKU, nhiều kho — nhiều vị trí
Tồn nằm rải khắp kho tổng, kho chi nhánh, kho ký gửi. Không có tồn chính xác theo từng vị trí thì điều phối hàng, kiểm kê và chống thất thoát trở thành cơn ác mộng khi scale.
Quyết toán khuyến mãi trả sau
Hàng chục chương trình khuyến mãi do hãng tài trợ chạy song song. Mỗi tháng tốn rất nhiều giờ để tổng hợp số liệu thủ công, đối chiếu, lập hồ sơ đòi tiền hãng — dễ sai, dễ sót, dễ tranh chấp.
Bán nhiều kênh, dữ liệu rời rạc
Đơn từ sàn TMĐT, website, đại lý, POS đổ về nhiều nơi. Không hợp nhất thì tồn kho lệch, bán âm, và không ai có một bức tranh doanh thu thật sự duy nhất.
Phụ thuộc con người, khó scale
Quy trình nằm trong đầu vài nhân sự kỳ cựu. Nghỉ việc hoặc tăng trưởng đột biến là vận hành tắc. Không có hệ thống chuẩn hóa thì không thể nhân rộng.
Tài chính ráp nối, lệch sổ
Phí sàn, công nợ nhà cung cấp, hóa đơn điện tử, hạch toán combo… mỗi thứ một file. Cuối kỳ ráp lại bằng tay, số liệu lệch giữa kho — bán hàng — kế toán.
Bốn trụ cột — một nền tảng duy nhất
Cogni Retail OS xử lý trọn vòng đời từ lúc khách đặt hàng → xuất kho theo IMEI → ghi nhận doanh thu → quyết toán với hãng. Tất cả vận hành trên nền quy trình duyệt và bảo mật phân quyền xuyên suốt — không sync chắp vá, không lỗi cộng dồn giữa các phần mềm rời rạc.
Quản lý đơn hàng
Xử lý đơn tập trung, kiểm soát bằng quy trình duyệt; mở rộng bán đa kênh khi cần.
Tồn kho & IMEI
Định danh từng máy theo IMEI, tồn chính xác theo từng kho — từng vị trí.
Khuyến mãi & quyết toán
Quản lý chương trình tập trung, tự động tổng hợp quyết toán trả sau theo kỳ.
Tài chính hợp nhất
Phí sàn, công nợ, hóa đơn điện tử và cầu nối sang phần mềm kế toán.
Một đơn hàng lớn đi qua hệ thống như thế nào
Công ty càng lớn, mỗi khâu càng cần một cổng kiểm soát. Đây là hành trình thật của một đơn đại lý lớn — từ lúc tạo đơn đến lúc đòi tiền hãng — đi qua từng cổng duyệt: giá bán, công nợ, phân quyền, hóa đơn.
Cách phổ biến hiện nay
- Dùng phần mềm lên đơn đơn giản, hoặc thuê sale admin gõ tay từng đơn
- Xin duyệt giá / chiết khấu / công nợ qua email, Zalo — sếp duyệt rời rạc, khó truy lại
- Khuyến mãi hãng tài trợ tổng hợp bằng Excel cuối tháng, dễ sai & sót
- Không biết ai sửa gì, lúc nào; lệch số giữa kho — bán hàng — kế toán
Với Cogni
- Mọi khâu chạy trên một quy trình duyệt cấu hình sẵn, tự định tuyến đúng người
- Duyệt ngay trong hệ thống, nhiều cấp, có lưu vết — không còn email qua lại
- Khuyến mãi trả sau tự tổng hợp theo kỳ & theo hãng, duyệt từng khoản
- Một sự thật duy nhất: kho, bán hàng, kế toán cùng một con số
Tình huống: Một đại lý cấp 1 đặt lô 500 máy (điện thoại + phụ kiện) trị giá ~7 tỷ đồng, đề nghị chiết khấu đặc biệt và công nợ 30 ngày. Đơn nằm trong chương trình khuyến mãi do hãng tài trợ (trả sau).
1. Tiếp nhận & tạo đơn
Sale / Sale AdminĐơn được tạo (thủ công hoặc nhập từ kênh). Vì giá trị lớn và có đề nghị đặc biệt, hệ tự nhận diện và đưa vào quy trình kiểm soát thay vì cho xuất thẳng.
Tự gắn cờ theo điều kiện (giá trị, nghiệp vụ) · lưu người tạo & thời gian2. Duyệt giá bán & chiết khấu
Sale Manager → Ban giám đốcCỔNG DUYỆTĐề nghị chiết khấu 18% vượt ngưỡng. Rule Engine tự đẩy phiếu lên đúng cấp duyệt theo mức chiết khấu / lợi nhuận — duyệt ngay trong hệ, không email qua lại.
Điều kiện: mức CK · lợi nhuận · khách hàng / nhóm KH3. Kiểm & duyệt công nợ
Kế toán trưởngCỔNG DUYỆTKhách xin công nợ 30 ngày. Hệ đối chiếu hạn mức công nợ của đại lý; nếu vượt hạn mức, phiếu tự chuyển Kế toán trưởng duyệt trước khi cho ghi nợ.
Kiểm hạn mức tự động · chặn rủi ro vượt nợ4. Gắn chương trình khuyến mãi (trả sau)
Tự độngĐơn tự khớp vào chương trình hãng tài trợ đang chạy. Phần hãng chịu được ghi nhận ngay để cộng dồn vào hồ sơ quyết toán cuối kỳ — không phải nhớ thủ công.
Ghi nhận phần trả sau theo kỳ & theo hãng ngay khi bán5. Phân bổ kho & giữ tồn theo IMEI
Hệ thống · Thủ khoHệ chọn kho phù hợp, giữ chỗ tồn và gán IMEI cho từng máy trong đơn — đảm bảo bán đúng máy, truy vết được về sau.
Giữ chỗ theo vị trí · định danh IMEI từng máy6. Soạn – đóng gói – bàn giao vận chuyển
Picker / Packer / DispatcherNhặt hàng theo hướng dẫn vị trí, quét IMEI khi đóng gói để khớp đúng máy, lập phiếu bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Quét IMEI chống nhầm · phiếu bàn giao & theo dõi giao hàng7. Xuất hóa đơn điện tử
Tự động theo quy tắcHóa đơn phát hành đúng pháp nhân theo quy tắc cấu hình; combo được tách thành nhiều dòng để khớp kế toán.
Phát hành đa pháp nhân · combo tách dòng chuẩn kế toán8. Ghi nhận doanh thu & hạch toán
Tự động · Kế toánDoanh thu và bút toán đẩy sang phần mềm kế toán qua engine cầu nối — kho, bán hàng, kế toán cùng một con số, không lệch sổ.
Nối phần mềm kế toán phổ biến · không cộng dồn lỗi9. Cuối kỳ: Quyết toán khuyến mãi trả sau với hãng
Kế toán → Ban giám đốcCỔNG DUYỆTHệ tự tổng hợp toàn bộ phần hãng tài trợ theo kỳ & theo hãng. Có thể duyệt từng khoản một, rồi xuất hồ sơ đòi tiền — thay cho việc dò Excel hàng tháng.
Tổng hợp tự động · duyệt từng dòng · lưu vết để đối chiếu với hãngDuyệt tới từng dòng: không chỉ duyệt cả phiếu — với mua hàng (PO) hệ cho duyệt từng SKU, với quyết toán khuyến mãi cho duyệt từng khoản, kèm dữ liệu hỗ trợ ra quyết định ngay tại chỗ.
Tự động định tuyến đơn về đúng kho, đúng khu vực
Lõi của OMS không phải là "đa kênh" mà là đa định tuyến: mọi quy tắc điều chỉnh đều có thể chạy tự động, từ đó hệ thống tự định tuyến đơn về đúng kho theo khu vực, theo mức tồn và theo độ ưu tiên — đồng thời tách đơn khi cần lấy hàng từ nhiều kho / nhiều nhãn. Đa kênh tiếp cận (sàn, website, POS) chỉ là điểm thu đơn đầu vào; giá trị thật nằm ở bộ não điều phối tự động phía sau.
| Đơn hàng / Nguồn | Kho (định tuyến) | Khách hàng | Sản phẩm | Tổng đơn | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|
| DH-558210 · Sàn A | Kho Đà Nẵng | Nguyễn V. A | iPhone 15 Pro Max | 33.490.000 | Đang xử lý |
| DH-558244 · Website | Kho HCM | Cty TNHH B | Galaxy S24 Ultra | 120.000.000 | Chờ duyệt |
| POS-9921 · POS | Kho HCM | Khách lẻ | Tai nghe Sony | 4.990.000 | Hoàn tất |
Toàn bộ đơn từ mọi nguồn về một màn; cột Kho = kết quả định tuyến tự động. Dữ liệu minh họa. Bấm "Bật xem chi tiết" ở mỗi năng lực bên dưới để xem chi tiết từng màn.
Mỗi năng lực kèm nút "Bật xem chi tiết" — bấm để mở đúng màn trong hệ thống:
Định tuyến đơn đa kho (DOM)
Tự chọn kho xuất theo khu vực giao, mức tồn và độ ưu tiên; tách đơn khi cần lấy từ nhiều kho — tối ưu tốc độ giao & chi phí.
Quy trình duyệt (Approval Workflow)
Hộp thư duyệt tập trung cho mọi nghiệp vụ — duyệt nhiều cấp theo điều kiện cấu hình.
Trả hàng, đổi hàng & RMA
Trả — đổi — bảo hành chuẩn hóa: nhận → kiểm tra → xử lý → nhập lại kho, gắn IMEI từng máy.
Rule Engine tự động hóa
Quy tắc tự định tuyến, gắn cờ, áp khuyến mãi, phân bổ theo điều kiện cho từng nghiệp vụ — không thao tác tay.
Tồn kho theo IMEI, đa kho — đa vị trí
Trái tim của nhà phân phối điện tử. Cogni theo dõi từng máy theo IMEI/serial xuyên suốt vòng đời — từ lúc nhập kho, lưu vị trí, xuất bán đến bảo hành — đồng thời quản lý tồn chính xác trên nhiều kho và nhiều vị trí, với mô hình trạng thái tồn chi tiết để chống thất thoát.
Song song: kiểm kê chu kỳ · điều chuyển nội bộ · xử lý ngoại lệ & đối soát lệch tồn. Chi tiết toàn bộ màn vận hành kho — xem trang giới thiệu WMS bên dưới.
Định danh & theo dõi IMEI/serial
Gắn IMEI cho từng máy ngay khi nhập kho và theo dõi suốt vòng đời: máy này thuộc lô nào, nằm kho — vị trí nào, đã xuất theo đơn nào, ai bán, bảo hành ra sao. Tra cứu tức thì khi đổi trả hoặc khiếu nại.
Đa kho & điều phối tồn
Quản lý kho tổng, kho chi nhánh, kho ký gửi/3PL và kho ảo. Chuyển kho nội bộ tự động khép vòng — duyệt yêu cầu là hệ tự sinh phiếu nhập ở kho đích, không cần đếm tay hai đầu.
Tồn chi tiết đến từng vị trí
Biết chính xác mỗi SKU nằm ở khu — kệ — ô nào để dẫn đường nhặt hàng, tối ưu sắp xếp và kiểm kê. Quản trị trơn tru kể cả khi danh mục lên tới chục nghìn SKU.
Mô hình trạng thái tồn chi tiết
Tồn được phân tách theo tình trạng (hàng bán được, hàng lỗi, hàng chờ kiểm tra, hàng bảo hành, hàng đang luân chuyển…) — phát hiện sai lệch sớm, chống thất thoát, ra quyết định thanh lý chính xác.
Nhập kho có kiểm tra (QC)
Nhập theo lô, kiểm tra chất lượng đầu vào, phân loại tình trạng và đưa lên kệ. Hàng hoàn từ khách đi qua luồng giữ riêng chờ kết quả khiếu nại sàn trước khi nhập lại.
Kiểm kê & đối soát lệch tồn
Kiểm kê toàn phần hoặc theo chu kỳ, ghi nhận và xử lý chênh lệch (thiếu/thừa/sai hàng) với nhật ký giao dịch đầy đủ để truy vết tới từng thao tác.
Tối ưu phiếu lấy hàng
Gom nhiều đơn vào một phiếu lấy hàng theo chiến lược (theo tuyến đi/khu vực) — nhân viên nhặt một vòng cho nhiều đơn thay vì đi lại nhiều lần, rút ngắn thời gian soạn hàng khi sản lượng cao trong kho lớn.
Cut-off & gom đơn bàn giao
Cấu hình giờ cut-off theo từng đơn vị vận chuyển; tự gom các đơn đủ điều kiện vào đúng đợt bàn giao — không lỡ chuyến, không tồn đọng cuối ngày.
Tối ưu vị trí kho (slotting + heatmap)
Báo cáo heatmap không gian kho và gợi ý sắp xếp vị trí cho hàng bán chạy — rút ngắn đường nhặt, tận dụng tối đa kho lớn nhiều khu.
| Sku | Sản phẩm | Kho hàng | Vị trí | Trạng thái | Tồn thực tế | Giữ chỗ | Khả dụng | Tổng khả dụng hệ thống |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| IP15PM-256 | iPhone 15 Pro Max 256GB Titan | Kho HCM | A-01-B-03 | Bán được | 48 | 6 | 42 | 120 |
| SS-S24U-512 | Galaxy S24 Ultra 512GB | Kho HCM | A-02-C-01 | Bán được | 30 | 2 | 28 | 75 |
| MBA-M3-13 | MacBook Air M3 13" | Kho Đà Nẵng | B-04-A-02 | Chờ kiểm tra | 12 | 0 | 0 | 35 |
| SONY-WH5 | Tai nghe Sony WH-1000XM5 | Kho Hà Nội | C-03-D-05 | Hàng lỗi | 4 | 0 | 0 | 9 |
Cột thật: Sku · Sản phẩm · Kho hàng · Vị trí · Trạng thái · Tồn thực tế · Giữ chỗ · Khả dụng · Tổng khả dụng hệ thống. Tồn chính xác tới từng vị trí, theo dõi tới từng IMEI/serial. Dữ liệu minh họa.
Xem trang giới thiệu module WMS (kho vận) trên websiteChấm dứt việc tổng hợp quyết toán khuyến mãi bằng tay
Đây là điểm nhức nhối lớn nhất của ngành điện tử. Cogni quản lý mọi chương trình khuyến mãi ở một nơi và tự động tổng hợp số liệu quyết toán trả sau theo từng kỳ, từng hãng tài trợ — biến công việc hàng chục giờ mỗi tháng thành vài cú nhấp.
Quản lý chương trình tập trung
Cấu hình mọi loại khuyến mãi (giảm %, giảm tiền, mua kèm, combo, coupon) với điều kiện áp dụng và thời gian rõ ràng. Theo dõi trạng thái và hiệu quả từng chương trình.
Bảng giá theo nhóm khách
Nhiều bảng giá (bán lẻ, sỉ, VIP, đại lý) gắn với từng nhóm khách — đúng giá cho đúng đối tượng, áp dụng tự động khi tạo đơn.
Thống kê hiệu quả khuyến mãi
Số đơn áp dụng, doanh số, mức chiết khấu và hiệu quả từng chương trình — dữ liệu thật để quyết định nhân rộng hay dừng.
Áp khuyến mãi tự động khi bán
Quy tắc khuyến mãi chạy real-time tại bước tạo đơn — không bao giờ quên áp, không áp sai chương trình.
Quyết toán khuyến mãi trả sau — tự động tổng hợp theo kỳ & theo hãng
Mỗi chương trình do hãng tài trợ đều được hệ thống gom số liệu theo kỳ quyết toán và theo từng nhà cung cấp, kèm quy trình duyệt rõ ràng và lưu vết đầy đủ — sẵn sàng làm hồ sơ đòi tiền hãng mà không phải dò Excel.
Thiết lập chương trình
Khai báo chương trình hãng tài trợ, điều kiện và kỳ quyết toán.
Bán hàng ghi nhận
Mỗi đơn áp dụng được hệ thống tự gắn vào đúng chương trình.
Tự động tổng hợp
Số liệu gom theo kỳ & theo hãng — không nhập tay từng dòng.
Duyệt & xuất hồ sơ
Quy trình duyệt (chờ duyệt → đã duyệt), lưu lịch sử, sẵn sàng đòi hãng.
Trước Cogni
- Hàng chục giờ mỗi tháng dò Excel, ghép số liệu
- Dễ sai, dễ sót doanh số được hãng tài trợ
- Không có lịch sử rõ ràng → tranh chấp với hãng
- Phụ thuộc vài người nắm số liệu trong đầu
Với Cogni
- Số liệu tổng hợp tự động theo kỳ & theo hãng
- Quy trình duyệt minh bạch, không sót khoản nào
- Lưu vết đầy đủ — hồ sơ đòi hãng vững vàng
- Quy trình chuẩn hóa, ai cũng vận hành được
Màn Quyết toán khuyến mãi — số liệu tổng hợp sẵn theo kỳ & theo hãng
| ID | Khách hàng | Kỳ quyết toán | Số tiền (VNĐ) | Trạng thái | Ngày tạo | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| QT-04A | Nhà cung cấp A (hãng tài trợ) | KM Tháng 4/2026 | 1.250.000.000 | Đã duyệt | 02/05 | Chi tiết |
| QT-04B | Nhà cung cấp B (hãng tài trợ) | KM Tháng 4/2026 | 890.000.000 | Chờ duyệt | 02/05 | Duyệt |
| QT-Q1C | Nhà cung cấp C (hãng tài trợ) | Rebate Quý 1/2026 | 430.000.000 | Chờ duyệt | 28/04 | Duyệt |
Cột thật: ID · Khách hàng · Kỳ quyết toán · Số tiền (VNĐ) · Trạng thái · Ngày tạo, kèm quy trình duyệt. Hệ thống tự gom theo kỳ & theo hãng — thay cho việc dò Excel hàng tháng. Dữ liệu minh họa.
Xem trang giới thiệu module Khuyến mãi & Bảng giá trên websiteHợp nhất tài chính, nối thẳng sang kế toán
Khép kín vòng tiền: đối soát phí sàn, quản lý công nợ nhà cung cấp, phát hành hóa đơn điện tử đa pháp nhân, và cầu nối hạch toán sang phần mềm kế toán — để kho, bán hàng và kế toán luôn cùng một con số.
Đối soát phí sàn TMĐT
Quản lý và đối soát phí hoa hồng, trợ giá vận chuyển, phí nền tảng từ các sàn với bảng kê — phát hiện chênh lệch sớm.
Hóa đơn điện tử đa pháp nhân
Phát hành hóa đơn cho nhiều pháp nhân và phân bổ tự động theo kênh/sản phẩm — đúng quy định, sẵn sàng báo cáo thuế.
Công nợ & đề nghị thanh toán
Theo dõi công nợ nhà cung cấp (gắn với quyết toán khuyến mãi) và lập đề nghị thanh toán có kiểm soát.
Cầu nối hạch toán sang kế toán
Engine kết nối Retail OS với các phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường — combo được tách đúng dòng, kế toán không lệch sổ.
| Chứng từ / Mã ĐH | Kênh / Kho / PN | Loại | Nghiệp vụ | Khách hàng | Thành tiền | Doanh thu | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| HD-0001234 / DH-558210 | Sàn A · Kho HCM · PN1 | Bán | Bán lẻ | Nguyễn V. A | 33.490.000 | 30.445.000 | Đã phát hành |
| HD-0001235 / DH-558244 | Website · Kho HCM · PN1 | Bán | Bán sỉ | Cty TNHH B | 120.000.000 | 109.090.000 | Chờ phát hành |
| HD-0001236 / POS-9921 | POS · Kho ĐN · PN2 | Bán | Bán lẻ | Khách lẻ | 4.990.000 | 4.536.000 | Đã phát hành |
Cột thật: Chứng từ / Mã ĐH · Kênh / Kho / PN · Loại · Nghiệp vụ · Khách hàng · Thành tiền · Doanh thu · Trạng thái. PN = pháp nhân — phát hành & tách doanh thu cho nhiều pháp nhân. Dữ liệu minh họa.
Xem trang giới thiệu module Hóa đơn điện tử trên websiteQuản lý danh mục chục nghìn SKU
Danh mục lớn của nhà phân phối điện tử cần quản lý gọn: phân cấp danh mục — thương hiệu — thuộc tính, đa đơn vị tính, và combo tách dòng chuẩn kế toán. Giá vốn đồng bộ từ ERP để luôn tính lãi/lỗ đúng.
Danh mục · Thương hiệu · Thuộc tính
Phân cấp danh mục, thương hiệu, bộ thuộc tính linh hoạt theo ngành — tìm kiếm & lọc nhanh trên danh mục lớn.
SKU không giới hạn + Đa đơn vị tính
Catalog chục nghìn mã, bán theo nhiều đơn vị (cái/thùng/lốc) — đúng nhu cầu phân phối số lượng lớn.
Bundle / Combo tách dòng
Khai báo sản phẩm loại Combo (kiểu Prepack) gồm nhiều SKU thành phần. Khi tạo đơn, khách mua một combo một giá; nhưng tới bước xuất kho & hạch toán, hệ tự tách thành từng dòng SKU thành phần — trừ tồn đúng từng mã, phân bổ giá vốn & doanh thu theo tỷ lệ. Kế toán không lệch sổ, tồn kho không sai. Áp dụng xuyên suốt OMS · WMS · Hóa đơn · Báo cáo.
Đồng bộ giá vốn với ERP
Cập nhật giá vốn từ phần mềm kế toán/ERP — tính lãi/lỗ theo SKU chính xác.
Quản lý đại lý B2B & khách hàng
Nhà phân phối bán nhiều cho đại lý/B2B: cần hồ sơ công ty mẹ — nhiều liên hệ, công nợ và bảng giá riêng theo nhóm. Kèm loyalty và phân khúc khách để giữ chân và bán thêm.
Hồ sơ khách hàng + phân nhóm
Danh sách khách, gắn tag/nhóm (lẻ/sỉ/VIP/đại lý) để áp giá & chính sách đúng đối tượng.
Tài khoản doanh nghiệp B2B
Một công ty mẹ — nhiều liên hệ & phân quyền; gắn công nợ và bảng giá riêng cho từng đại lý.
Loyalty: ví + hạng + tích điểm
Chương trình tích điểm, hạng thành viên, ví khách hàng — tăng mua lại.
Phân khúc RFM tự động
Tự chia nhóm theo Gần đây × Tần suất × Giá trị — nhắm đúng tệp để chăm sóc.
Mở thêm kênh bán D2C khi cần
Không bắt buộc, nhưng khi muốn bán thẳng tới người dùng cuối, Cogni có sẵn website builder + SEO + nội dung — dùng chung tồn kho & đơn hàng với hệ vận hành, không cần hệ rời.
Website builder + Theme
Dựng cửa hàng online kéo-thả, theme mẫu — dùng chung dữ liệu sản phẩm/tồn/đơn với hệ vận hành.
SEO + Google Feed + Sitemap
Tối ưu chuẩn SEO, feed Google Merchant, sitemap tự sinh — tăng traffic organic.
Bài viết / Blog / Review CMS
Hệ nội dung blog + đánh giá sản phẩm tích hợp ngay trên website.
Landing page kéo-thả
Tạo landing chiến dịch không cần code — phục vụ ra mắt sản phẩm, flash sale.
Quản lý hàng lỗi & bảo hành — khâu căng nhất của ngành
Hàng điện tử giá trị cao, tỷ lệ đổi trả — bảo hành lớn và phải truy được tới từng máy. Cogni xử lý trọn vòng hậu mãi: đổi trả, bảo hành/RMA gắn IMEI và đơn gốc, phân loại tình trạng, để hàng lỗi vào khu tồn riêng — toàn bộ đều có quy trình duyệt và lưu vết.
Bảo hành & RMA theo IMEI
Mở phiếu bảo hành/đổi máy gắn đúng IMEI và đơn gốc, ghi nhận lý do lỗi, kho nhận — xuất, người xử lý; theo dõi trạng thái tới khi hoàn tất.
Đổi trả & hoàn tiền
Quy trình trả hàng chuẩn: nhận → kiểm tra → hoàn tiền/đổi → nhập lại kho đúng tình trạng, gắn liền lịch sử của từng máy.
Phân loại tình trạng sản phẩm
Quản lý tình trạng (mới / lỗi / tân trang / chờ kiểm tra) để định đoạt bán lại, bảo hành hãng hay thanh lý — không lẫn vào hàng bán được.
Khu tồn hàng lỗi / bảo hành riêng
Hàng lỗi, hàng chờ bảo hành được tách sang vị trí tồn riêng (không tính vào tồn bán) — báo cáo tồn theo tình trạng rõ ràng, chống thất thoát.
Duyệt xử lý hàng lỗi nhiều cấp
Xuất hủy, thanh lý, đổi máy giá trị lớn đi qua quy trình duyệt theo điều kiện (giá trị, nghiệp vụ, sản phẩm) — kiểm soát chặt khoản tổn thất.
Báo cáo hậu mãi
Thống kê tỷ lệ đổi trả — bảo hành theo sản phẩm, nguyên nhân lỗi, nhà cung cấp — dữ liệu để đàm phán với hãng và cải thiện chất lượng.
| ID | Ngày | Loại | Trạng thái | Khách hàng | Đơn gốc | Kho nhận / xuất | Lý do | Người tạo | SL SP | Hoàn tiền |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| RMA-1042 · 28/05 | Bảo hành | Đang xử lý | Nguyễn V. A | DH-558210 | Kho BH HCM | Màn hình điểm chết | CSKH Lan | 1 | 0 |
| RMA-1039 · 27/05 | Đổi máy | Đã duyệt | Cty TNHH B | DH-551002 | Kho HCM | Lỗi pin phồng | CSKH Huy | 2 | 0 |
| RT-0820 · 27/05 | Trả hàng | Hoàn tất | Trần C | DH-549881 | Kho HCM | Khách đổi ý | Sale Mai | 1 | 12.990.000 |
Cột thật: ID | Ngày · Loại · Trạng thái · Khách hàng · Đơn gốc · Kho nhận / xuất · Lý do · Người tạo · SL SP · Hoàn tiền. Mọi phiếu gắn IMEI & đơn gốc, truy vết tới từng máy. Dữ liệu minh họa.
Xem trang giới thiệu module Hậu mãi & Bảo hành trên websiteQuy trình duyệt & Rule Engine — cho toàn bộ hệ thống
Không chỉ đơn hàng. Mọi nghiệp vụ trọng yếu đều có thể gắn quy tắc tự động và quy trình duyệt nhiều cấp, với điều kiện cấu hình linh hoạt. Hộp thư duyệt tập trung mọi yêu cầu cần phê duyệt về một nơi, lưu vết đầy đủ — kiểm soát chặt mà vẫn nhanh.
Yêu cầu xuất – nhập kho (XNK)
Hậu mãi (đổi / trả / bảo hành)
Chuyển vị trí (trong / giữa kho)
Xuất hóa đơn
Xử lý vị trí
Xử lý ngoại lệ
Chương trình KM & bảng giá
Sản phẩm
Bài viết (nội dung website)
Thao tác kiện hàng
Trình dựng quy trình trực quan — Điều kiện → Hành động
Giao diện tái hiện theo màn Tạo Quy tắc / Quy trình thực tế (cấu trúc Điều kiện → Hành động, độ ưu tiên, ngoại trừ). Dữ liệu minh họa.
Hộp thư duyệt — tập trung mọi phiếu chờ phê duyệt
| ID | Tên phiếu | Người tạo | Tóm tắt | Bước | Ngày gửi | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PD-3382 | Phiếu xuất hủy lô màn hình lỗi | Trần Quốc B · Kho HCM | 12 máy · 42.000.000đ | Bước 2/3 | 29/05 09:12 | Phê duyệt |
| PD-3379 | Đề nghị giảm giá đại lý cấp 1 | Lê T. Hoa · Sales | Chiết khấu 18% · combo | Bước 1/2 | 29/05 08:40 | Phê duyệt |
| PD-3375 | Chuyển kho HCM → Đà Nẵng | Ng. V. Khoa · Vận hành | 60 SKU · 320 máy (IMEI) | Bước 1/2 | 28/05 17:05 | Phê duyệt |
Cột thật: ID · Tên phiếu · Người tạo · Tóm tắt · Bước · Ngày gửi. Cùng một hộp thư cho mọi nghiệp vụ — duyệt nhiều cấp, lưu vết đầy đủ. Dữ liệu minh họa.
Xem trang giới thiệu Workflow Engine trên websiteBảo mật cấp doanh nghiệp — phân quyền chi tiết, lưu vết toàn bộ
Với doanh nghiệp lớn, kiểm soát ai-được-làm-gì và truy vết ai-đã-làm-gì là yêu cầu sống còn. Cogni phân quyền tới từng chức năng theo vai trò, ghi nhật ký mọi hành động, và tách quyền theo từng pháp nhân — sẵn sàng cho kiểm toán và niêm yết.
Phân quyền theo vai trò (RBAC)
Định nghĩa nhóm quyền và gán cho từng tài khoản. Mỗi chức năng/màn hình kiểm soát bằng quyền riêng — người dùng chỉ thấy và thao tác đúng phạm vi được cấp.
Nhật ký hoạt động (Audit log)
Ghi lại ai làm gì, lúc nào, kết quả ra sao trên toàn hệ thống — phục vụ điều tra sự cố, đối chiếu trách nhiệm và yêu cầu kiểm toán.
Tách quyền theo pháp nhân
Vận hành nhiều pháp nhân trên một nền tảng nhưng dữ liệu và quyền được tách bạch — đúng mô hình tập đoàn đa công ty.
Giám sát & log hệ thống
Dashboard giám sát theo thời gian thực và log kỹ thuật (lỗi tích hợp, đồng bộ ERP…) giúp phát hiện và xử lý sự cố sớm.
Ma trận phân quyền — quyền × vai trò
| Tên quyền | Ban giám đốc | Kế toán trưởng | Sale Manager | Purchasing Manager | IT Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Duyệt phiếu xuất hủy | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Xem giá vốn | ✓ | ✓ | — | ✓ | — |
| Phát hành hóa đơn điện tử | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Duyệt đơn mua hàng (PO) | ✓ | ✓ | — | ✓ | — |
| Quản lý người dùng & phân quyền | ✓ | — | — | — | ✓ |
Tái hiện màn Phân quyền thực: ma trận quyền × vai trò, bật/tắt từng ô. Vai trò lấy từ hệ thống thật (Ban giám đốc, Kế toán trưởng, Sale Manager, Purchasing Manager, IT Admin…). Dữ liệu minh họa.
Nhật ký hoạt động — ai làm gì, lúc nào
| ID | Hoạt động | Tài khoản | Kết quả | Thời gian |
|---|---|---|---|---|
| 498255 | Phê duyệt phiếu xuất hủy PD-3382 | quocb@cty | Thành công | 29/05 09:14 |
| 498253 | Sửa giá vốn SKU IP15PM-256 | admin@cty | Thành công | 29/05 08:55 |
| 498251 | Đăng nhập hệ thống | hoale@cty | Thất bại | 29/05 08:40 |
| 498250 | Xuất Excel báo cáo tồn kho | itadmin@cty | Thành công | 28/05 18:20 |
Cột thật: ID · Hoạt động · Tài khoản · Thời gian, lọc theo Loại hoạt động · Người dùng · Kết quả · Thời gian. Mọi thao tác trọng yếu đều để lại dấu vết. Dữ liệu minh họa.
Xem thêm: Kiểm soát rủi ro & quản trị trên websiteVận hành chỉ có giá trị khi ra được báo cáo
Tất cả nghiệp vụ ở trên là phần "chạy". Nhưng nếu không bật ra báo cáo thì không thể điều hành. Vì mọi module chạy trên một nền tảng duy nhất, dữ liệu được chuẩn hóa sạch ngay từ gốc — sẵn sàng tổng hợp thành hệ thống BI ra quyết định theo thời gian thực.
Dữ liệu sạch & chuẩn hóa từ gốc
Combo tách đúng dòng, đa kênh — đa kho — đa pháp nhân ghi nhận thống nhất ngay khi phát sinh — dữ liệu chuẩn, sẵn sàng cho phân tích & AI.
Một nguồn sự thật duy nhất
Kho, bán hàng, kế toán, lãnh đạo cùng nhìn một con số — không bản Excel song song, không lệch số giữa các phòng ban.
Vận hành
OMS · WMS · Khuyến mãi · Tài chính · Hậu mãi · Workflow ghi nhận mọi giao dịch.
Data Ready
Dữ liệu chuẩn hóa, tách dòng đúng, không trùng — sạch ngay từ gốc.
Single Source of Truth
Hợp nhất về một kho dữ liệu thống nhất cho toàn doanh nghiệp.
Hệ thống BI
Dashboard & báo cáo đa chiều, ra quyết định theo thời gian thực.
Dashboard điều hành (CEO)
Tổng quan kinh doanh thời gian thực: doanh thu, đơn chờ xử lý, tốc độ đóng gói, sự cố — một màn nắm toàn cảnh.
Báo cáo xuất – nhập – tồn
Biến động tồn theo kho, vị trí, tình trạng; phân tích vòng quay và hàng chậm luân chuyển.
Báo cáo tài chính đa kênh (FP&A)
Doanh thu — chi phí — lợi nhuận theo kênh, sản phẩm, pháp nhân; bóc tách phí sàn và khuyến mãi.
Phân tích kênh / sản phẩm / hiệu suất
Phân tích theo kênh bán, sản phẩm, nhân viên đóng gói, trạm — tối ưu vận hành dựa trên số liệu thật.
Data Ready — sẵn sàng cho AI
Dữ liệu sạch, có cấu trúc, chuẩn hóa từ gốc — nền tảng để áp dụng dự báo và AI về sau.
Single Source of Truth
Một con số duy nhất cho mọi phòng ban — chấm dứt tranh cãi số liệu, ra quyết định nhanh và đúng.
Tái hiện màn Tổng quan kinh doanh thực (KPI: Chờ bàn giao · Đang xử lý · Tốc độ đóng gói · Sự cố vị trí · Doanh thu — cập nhật thời gian thực). Dữ liệu minh họa.
Xem trang giới thiệu module BI & Báo cáo trên websiteMột hệ thống — một sự thật
Khác biệt cốt lõi: combo phức tạp, đa kênh, đa pháp nhân, đa kho — chỉ một nền tảng xử lý từ đặt đơn đến ghi nhận doanh thu. Không sync, không chắp vá, không lỗi cộng dồn giữa các phần mềm rời rạc.
Tách combo chuẩn kế toán
Combo được tách ngay lúc bán: kho thấy nhiều sản phẩm, kế toán thấy nhiều dòng. Đổi cấu trúc combo về sau không làm lệch lịch sử — thế mạnh độc nhất.
Theo dõi tới từng máy
IMEI/serial xuyên suốt vòng đời cùng mô hình trạng thái tồn chi tiết — đúng nhu cầu định danh và chống thất thoát của hàng điện tử giá trị cao.
Hợp nhất đa kênh real-time
Đồng bộ sàn TMĐT, website và POS theo thời gian thực — một tồn kho thật, một bức tranh doanh thu thật.
Tự động hóa bằng Rule Engine
Quy tắc xử lý đơn, định giá, khuyến mãi và duyệt PO chạy tự động theo điều kiện — giảm phụ thuộc con người, sẵn sàng scale.
Sẵn sàng chuẩn mực & IPO
Nhật ký kiểm toán đầy đủ, phân quyền chặt, hóa đơn điện tử đa pháp nhân — phù hợp doanh nghiệp lớn hướng tới minh bạch và niêm yết.
Mở rộng theo nhu cầu
Kiến trúc theo module và nhiều gói — bắt đầu đúng quy mô hiện tại, bổ sung năng lực khi tăng trưởng mà không thay hệ thống.
Biến kho phân phối thành cỗ máy bán lẻ 24/7 — mô hình Dropshipping
Bạn có tồn kho đa dạng và năng lực giao hàng. Rất nhiều đối tác có năng lực bán nhưng thiếu vốn và không dám ôm hàng. Cogni kết nối hai bên: đối tác chỉ cần bán, bạn giữ hàng & giao — hệ tự tách đơn, định tuyến và chia hoa hồng. Doanh thu thụ động 24/7, mở rộng độ phủ gần như không giới hạn.
Đối tác / mặt tiền (Front-stage)
Đối tác có năng lực bán nhưng thiếu vốn, không dám ôm tồn nhiều loại. Họ chỉ cần một gian hàng / đường link bán; khách mua và thanh toán như mua ở một cửa hàng bình thường — không thấy hậu trường.
Bạn / hậu trường (Back-stage)
Bạn giữ tồn đa dạng và năng lực fulfillment. Hệ tự nhận đơn, tách theo nhãn/kho, định tuyến lệnh đóng gói — giao hàng — rồi chia hoa hồng cho đối tác tự động. Bạn đóng vai "đại lý phân phối siêu lớn" phía sau.
Luồng tự động: từ cú chạm đến giao hàng
Khách chốt đơn
Khách mua nhiều sản phẩm từ nhiều nhãn trên một gian hàng, thanh toán một lần.
Bộ não tách đơn
Hệ tự phân tách đơn theo nhãn/kho thành nhiều lệnh xuất riêng trong tích tắc.
Nhãn / kho nhận lệnh
Từng nhãn/kho thấy lệnh đóng gói của mình, soạn hàng và bàn giao vận chuyển.
Chia doanh thu & hoa hồng
Ghi nhận doanh thu, đối soát và chia hoa hồng cho đối tác tự động — không Excel, không Zalo thủ công.
Doanh thu thụ động 24/7
Cửa hàng mở không ngày nghỉ, chốt đơn cả khi bạn không trực — vượt giới hạn của mô hình bán theo sự kiện/livestream.
Đối tác bán không cần vốn ôm hàng
Hạ rào cản gia nhập — dễ tuyển cộng tác viên/đại lý, nhân rộng lực lượng bán nhanh.
Scale SKU gần như không giới hạn
Đối tác có thể bán cả kho hàng ngàn SKU của bạn mà không phải nhập trước món nào.
Vận hành mô hình đại lý phân phối
Định vị theo mô hình mua đi bán lại / ký gửi, tự động hóa 100% việc chia đơn — gọn nhẹ về vận hành.
Tính năng cần có cho nhà phân phối điện tử
Đơn hàng & Định tuyến (OMS)
- Bắt buộc Đơn hàng tập trung đa nguồn
- Bắt buộc Định tuyến đa kho theo khu vực (DOM)
- Bắt buộc Quy tắc tự động xử lý đơn (Rule Engine)
- Nên có Trung tâm kiểm soát đơn hàng
Tồn kho & IMEI (WMS)
- Bắt buộc Tồn theo vị trí + định danh IMEI
- Bắt buộc Đa kho / đa vị trí
- Bắt buộc Tối ưu luồng lấy hàng (pick path)
- Bắt buộc Cut-off & gom đơn bàn giao
- Bắt buộc Kiểm kê chu kỳ & đối soát lệch
- Nên có Tối ưu vị trí kho (slotting / heatmap)
Hàng lỗi & Bảo hành
- Bắt buộc Bảo hành / RMA theo IMEI
- Bắt buộc Đổi trả & hoàn tiền
- Bắt buộc Phân loại tình trạng sản phẩm
- Bắt buộc Khu tồn hàng lỗi / bảo hành riêng
- Nên có Báo cáo hậu mãi
Khuyến mãi & Quyết toán
- Bắt buộc Chương trình khuyến mãi + coupon
- Bắt buộc Quyết toán khuyến mãi trả sau
- Bắt buộc Bảng giá nhiều tầng theo nhóm KH
- Nên có Thống kê hiệu quả khuyến mãi
Workflow & Duyệt
- Bắt buộc Quy trình duyệt nhiều cấp
- Bắt buộc Rule Engine toàn hệ thống
- Bắt buộc Duyệt khuyến mãi (chuẩn ERP)
- Nên có Duyệt PO theo từng dòng
Tài chính & Hóa đơn
- Bắt buộc Hóa đơn điện tử đa pháp nhân
- Bắt buộc Cầu nối hạch toán sang kế toán
- Bắt buộc Công nợ & đề nghị thanh toán
- Nên có Đối soát phí sàn TMĐT
Bảo mật & Phân quyền
- Bắt buộc Phân quyền RBAC chi tiết
- Bắt buộc Nhật ký hoạt động (audit log)
- Bắt buộc Tách quyền theo pháp nhân
Báo cáo & Mở rộng
- Bắt buộc Báo cáo xuất – nhập – tồn
- Nên có BI dashboard đa chiều
- Nên có Báo cáo tài chính đa kênh
- Nên có Mô hình dropshipping mở rộng
Giải pháp Enterprise — cấu hình & báo giá riêng theo quy mô
Với doanh nghiệp doanh thu 500 tỷ – nghìn tỷ, đây là cấu hình Enterprise: hạ tầng riêng, bảo mật chuẩn cao và năng lực vận hành cao cấp. Báo giá được dựng theo đúng quy mô & phạm vi — không áp gói mặc định.
Hạ tầng riêng (Dedicated Infra / DB)
Cụm máy chủ & cơ sở dữ liệu riêng, hiệu năng cao và cô lập dữ liệu cho sản lượng lớn — khác biệt cốt lõi của Enterprise.
Bảo mật chuẩn cao (SOC2 / ISO 27001)
Nhật ký kiểm toán Big4-ready, lưu trú dữ liệu tại VN — sẵn sàng cho kiểm toán & IPO.
SLA & đội hỗ trợ riêng
Cam kết uptime, có CSM + Solution Architect đồng hành xuyên suốt vòng đời triển khai.
Đa định tuyến toàn quốc (DOM)
Năng lực cấp Enterprise: tự định tuyến đơn về kho theo khu vực, tách đơn đa kho tự động — chỉ doanh nghiệp lớn mới cần.
WMS Pro nâng cao
Wave picking, tối ưu luồng lấy hàng & dynamic slotting cho kho lớn nhiều khu vực.
Custom workflow & phát triển riêng
Quy trình đặc thù và tích hợp sâu với hệ thống sẵn có của doanh nghiệp.
Duyệt mua hàng thông minh (PO)
Duyệt đơn mua tới từng SKU, kèm dữ liệu tồn — tốc độ bán — vòng quay — rebate hỗ trợ quyết định.
Toàn bộ tính năng cốt lõi (OMS, WMS & IMEI, khuyến mãi & quyết toán, hậu mãi/bảo hành, tài chính, bảo mật, BI) đã bao gồm. Các năng lực cấp Enterprise ở trên là phần khác biệt cho quy mô lớn — tương xứng mức đầu tư của doanh nghiệp 500 tỷ – nghìn tỷ.
Nhận báo giá riêng cho cấu hình Enterprise
Đội giải pháp khảo sát quy mô & phạm vi của doanh nghiệp bạn rồi dựng báo giá đúng nhu cầu. Cần xem chi tiết, tham khảo ma trận tính năng đầy đủ.
Đưa vào vận hành theo bốn giai đoạn rõ ràng
Khảo sát & thiết kế
Khảo sát quy trình hiện tại, thiết kế cấu hình kho — kênh — pháp nhân và chuẩn dữ liệu IMEI/SKU.
Cấu hình & nhập liệu
Thiết lập kho, vị trí, danh mục, bảng giá, chương trình khuyến mãi và nhập tồn đầu kỳ theo IMEI.
Chạy thử & đào tạo
Vận hành song song, đào tạo đội kho — bán hàng — tài chính, tinh chỉnh quy tắc tự động hóa.
Go-live & tối ưu
Chuyển đổi chính thức, theo dõi chỉ số vận hành và tối ưu liên tục cùng đội ngũ Cogni.
Sẵn sàng vận hành chuẩn quy mô lớn?
Đặt lịch tư vấn để nhận demo theo đúng đặc thù nhà phân phối điện tử của bạn và phương án triển khai chi tiết.